附录1 在无结构情况下解决问题的方法
第8章「界定问题」将解决问题描述为一个不断进行逻辑分析的过程，目的在于揭示并清晰地呈现导致非期望结果的内在结构。我们的核心结论是：如果问题是由一个我们不满意的结构所产生的结果，那么解决问题的关键就在于调整这个结构本身。
然而，在实际问题解决中，还可能存在另一种不同的情形——我们面对的问题并非不喜欢某个结果，而是无法对这个结果作出合理的解释。导致无法解释某个结果的原因通常有以下三种：
第一种情况是「结构根本不存在」。例如，当你想创造一种全新的东西，如电话或水底隧道时，你所期待的那个结构本来就不存在，而需要由你主动构建。
第二种情况是「结构无形且不可直接观察」。例如，存在于大脑神经网络或DNA遗传信息中的结构。由于这些结构无法被直接观察，你只能间接地通过分析它们的表现结果来推断其存在和特征。
第三种情况则是「已有的结构不能合理解释观察到的结果」。例如，亚里士多德对“力”的定义无法解释炮弹抛射后的实际运动轨迹；又如即使你采取了一切防护措施，工具仍然会不可思议地生锈。
在实际的解决问题过程中，你可能会遇到上述这些缺乏明确结构的情境。尽管此时所需要的视觉思维方法要比前文讨论过的更高一个层次，但其推理过程本质上却是非常相似的。
这种特殊的推理方法实际上属于「外展推理」（abduction）的范畴。“外展”这个概念最初由查尔斯·桑德斯·皮尔斯（Charles Sanders Peirce）于1890年提出，用来描述人类在解决问题时所采用的一种推理方式。“外展推理”之所以得名，是为了凸显它与我们熟悉的演绎推理和归纳推理在解决问题时存在的相似性。
接下来，我将详细说明外展推理所包含的两种不同形式，并具体介绍如何有效地运用第二种形式来进行问题的分析与解决。
分析性外展推理
皮尔斯指出，任何推理过程都必然涉及以下三个基本要素：
「规则」：我们关于世界如何运作的看法或假设。
「情况」：世界中已被确认的具体事实。
「结果」：若把特定规则应用于特定情况时，所预期将会发生的事情。
选择何种推理方法，取决于推理过程的起点以及我们已掌握的信息状况。具体来说，三种不同推理方法的差异如下：
前文我们一直强调，分析并解决问题的核心步骤是聚焦于现状（即非期望的结果），通过理解相关背景，探索导致现状发生的内在原因（规则），并检验我们找到的具体事实（情况）是否真实有效。这种分析过程与前面描述的「外展推理」实际上有异曲同工之妙。
尽管「外展推理」在本质上不同于“归纳推理”和“演绎推理”，理解三种推理之间的区别十分重要，但更关键的是意识到它们之间存在着紧密的内在联系。当我们面对复杂问题的解决时，往往会在实际操作中交替使用这三种推理方式。具体采用哪种推理方法，以及能够得出怎样的结论，都由推理的起点和所掌握的信息所决定，详细见附录“图1-1”。
（图 附录1-1 推理过程的起点决定使用的思维形式）
科学性外展推理
第8章讨论的「分析式解决问题方法」与此处讨论的「创造性或科学性解决问题方法」之间存在一个根本区别：在分析式方法中，我们清楚地知道导致某个结果的内在结构，因此可以根据已知的两个基本要素，通过逻辑推理得出第三个未知要素；而科学家面对的问题则不同，他们不知道导致结果的内在结构，通常只掌握其中一个基本要素，因此必须主动构建或创造第二个要素，才能进一步推理出第三个未知要素。
为了推理出这一未知的第三个要素，科学家通常遵循一种经典而系统的科学方法，其基本步骤如下：
首先，提出一个“假设”，用于推测一个可能存在的结构，这个结构能够合理解释所观察到的现象或结果；
其次，基于所提出的假设，设计一项精确的“实验”，该实验必须能够明确地证实或否定最初的假设；
接着，实施该实验，获得一个明确且客观的“是”或“否”的答案；
最后，根据实验结果，科学家可能需要进一步进行新的假设（分支假设或后续假设），重复上述流程，以不断缩小问题范围，最终明确地界定所有可能的情况。
「科学方法」的本质特征就在于“构造假设”和“设计实验”这两个关键环节。这两项活动都对研究者的视觉思维能力提出了很高的要求，尤其在结构的假设和实验设计阶段，需要通过精准的视觉思维来构想并检验各种可能的结构与结果之间的关系。
提出假设
科学的假设并非凭空产生，而是通过深入研究和分析问题背景中的各个构成要素后，自然地被引导出来。比如，如果你面临的问题是“如何让人们不必通过喊叫便可实现远距离沟通”，你就会主动去思考各种具体的实现途径，比如改变声音传播方式或增强听觉能力，而你提出的科学假设便反映了你所设想的这些可能方案。
然而，如何设想出这些可能性却没有固定的技巧可言。它更多地依赖于一种直觉或洞察力，使你能够在你所了解的问题与所认知的世界之间建立起相似性。贝尔（Alexander Graham Bell）发明电话时的灵感正是这种创造性思维的最佳例证：
令我惊讶的是，人类的耳骨相比振动它们的耳膜而言显得非常粗大笨重。这引发了我的一个灵感：如果如此纤薄的耳膜都能有效地使如此粗大的耳骨产生振动，那么，是否意味着一片更厚实、更坚固的薄膜同样可以使一块铁片振动起来呢？
人类当前所拥有的知识就像漂浮在海面的冰山一角一样微不足道。比如，至今仍无人知晓为什么猿类进化出了人类，而非其他完全不同的生命形式。因此，想要彻底理解一个问题的全部背景，穷尽所有可能的假设并逐一进行检验，几乎是不可能的。但从那些描述过这一过程的科学家们身上，我们了解到一个共性：最终引领他们获得真正深刻洞察的关键，往往都是以一种直观而生动的视觉图像形式呈现出来的。
设计实验
当提出了假设之后，下一步要做的，就是设计一个能够明确肯定或否定这一假设的实验。这一阶段同样需要视觉思维作为支持：“如果假设的结构成立，那么接下来必然会发生什么？我将设计一个实验，去检验这件事是否确实发生了。”用外展推理的方法来表述，就是：
**结果**：我观察到了一个无法解释或不符合预期的事实A。
**规则**：事实A可能是由原因B引起的。
**情况**：如果原因B成立，那么必然会发生现象C。我需要检查接下来是否真的出现了现象C。
我们可以借助伽利略对炮弹运动轨迹的研究，更清晰地理解这种推理方法：
**结果**：亚里士多德认为力量能够直接产生速度，由此推论，当力量停止作用时，物体的运动就会立即停止。然而，当大炮发射炮弹后，即使炮弹已经脱离了力量作用，它仍然继续飞行。显然，从炮弹运动的情况来看，亚里士多德对“力量”的定义一定存在错误。
**规则**：我可以通过一个简单的动作（例如扔下手中的球），来观察力量与运动之间的关系。在进行这个观察时，我明确注意到，实验的背景中有三个基本要素：
球本身的重量；
球自由下落的距离；
球自由下落所花费的时间。
基于这些要素，我可以提出三种不同的假设：
假设1：力量与其作用物体的重量成正比；
假设2：力量与其作用时物体通过的距离成正比；
假设3：力量与其作用物体的时间成正比。
**情况**：如果假设3成立，那么物体下落的距离应该与下落时间的平方成正比。具体而言，这意味着：如果物体在1个单位时间内通过了1个单位距离，那么它在2个单位时间内就应该通过4个单位距离；在3个单位时间内则通过9个单位距离，依此类推。
为了验证这一推论，我设计了从斜面顶部向下滚动小球的实验。通过减缓小球的速度，使我能够精确地测量小球在不同单位时间内所经过的距离，并由此确认下落距离与时间之间是否真的符合假设3所描述的关系。
**新规则**：实验的结果与假设3的预测完全吻合。因此，我们可以肯定：力量导致的并不是速度本身，而是速度的变化。
设计有效实验的关键在于，实验的结果一定要能够清晰地回答“是”或“不是”。仅仅改变背景中的某个条件并不足以让你真正“看清楚问题的本质”，但实验所产生的明确答案则能让你无可置疑地肯定或否定你所提出的假设。
过去80年来，人类在自然科学领域取得的所有重大进步，都严格遵守了这一基本要求。正如达尔文所言：
“所有的观察结果，如果要真正发挥作用，就必须要么支持、要么反对某一种观点。奇怪的是，竟然有人看不到这一点。”
作为对外展推理讨论的总结，我们可以进一步对比外展推理的两种形式，如表附录1-1所示：
【表 附录1-1 分析性和科学性解决问题方法采用相同的模式】
可以看出，这两种推理形式本质上拥有完全相同的逻辑模式。这种统一模式的巨大价值在于：它能帮助你迅速找到思考和解决问题的突破口，以严谨而高效的方式推动你的思维向前发展，最大程度地减少不必要的中间步骤，同时避免被无关因素所干扰。
外展推理的每一步，都要求你能够以文字明确地呈现最终结果；每一幅由此产生的图像，都指明了下一步分析的清晰方向。当问题最终得以解决时，这些图像便将成为指导你进行深入讨论、精确表述的依据。
赫伯·西蒙（Herbert Simon）曾经指出，解决问题的过程实际上就是通过对问题的精确表述，使其解决方案变得“不言自明”。在整个过程中，我一直在致力于帮助你掌握和运用这种最有效的表述方法。我相信，我们所有人的思维潜力都比自己曾经尝试过的更加富有创造性、更加高效。更深入地理解这些方法，也许能激励我们勇于尝试全新的解决方式。
附录2 序言结构范例
序言的写作过程是最关键的思维活动之一。当你熟练掌握这一过程之后，就会发现很多序言都遵循着类似的基本结构。这些结构通常围绕以下前三个核心问题之一展开，有时也可能涉及第四个问题：
我们应该做什么？
我们是否应该按计划做？
我们应该如何做？
它发生的原因是什么？
表附录2-1 展示了针对以上每个问题所对应的最常见序言结构。为了帮助你更直观地了解这些结构在实际文章中的呈现方式，我特意列出了第8章「界定问题」中所引用的一些序言全文。
在展示完这些实例文章后，我还将特别针对两种在使用时容易产生混淆的序言结构进行深入讲解，即“项目建议书正文的写作”和“应对备选方案”。此外，我还会进一步介绍如何灵活调整和改变序言结构的方法。
【表 附录2-1 大多数序言回答上面4个问题中的一个】
序言的常见形式
**我们应该做什么？**
S＆S公司案例分析
**背景（S）**
当前S＆S公司主要通过“A方法”销售产品。**冲突（C）**
公司渴望实现更高的增长率，但面临诸多市场挑战，同时也担忧现有的销售策略（即“A方法”）难以持续有效。**疑问（Q）**
公司应该如何进行战略调整，以应对上述挑战？
S＆S公司目前通过少量的自有销售人员和部分经销商（约占总销售额的23%）在三个独立市场（薄膜、分析测试仪、普通滤纸）销售产品。其中，专门面向分子生物市场的销售人员表现出色，尤其在NC膜销售方面业绩突出，这主要得益于销售人员的高素质与专业能力。但与此同时，公司在非分子生物领域的销售表现则相对较差。
市场预测表明，未来三年分子生物市场对NC膜的需求将翻一番，其他市场的需求也将迅速增长。这使得S＆S公司担忧现有的销售团队无法有效地满足不断扩大的薄膜市场需求，更遑论在其他市场争夺更多份额。此外，由于经销商的佣金成本高达销售额的30%，进一步增加经销商合作也并非明智之举。更值得警惕的是，经销商近期开始销售一种人造NC膜，直接对S＆S公司的核心产品构成竞争威胁。
在这样的情境下，S＆S公司应如何巩固并保护其在分子生物/薄膜市场的领先地位，同时在其他产品和市场领域获得最大的利润增长？
我们的建议是，S＆S公司应在每个市场建立独立的分销渠道，以更精准地应对不同市场的需求与竞争环境。
**我们是否应该做我们想做的事？**
衍射物理公司案例分析
**背景（S）**
公司目前或许面临市场策略上的潜在问题。**冲突（C）**
如果确认问题确实存在，那么公司必须做出战略调整。**疑问（Q）**
公司是否必须改变现行的市场策略？
衍射物理公司作为IBM公司EPOS系统扫描仪的主要供应商，在欧洲扫描仪市场拥有领先地位。由于公司的扫描仪技术含量高，因此售价相对也较高。
然而，竞争对手NCR/ICL公司开始以大幅降低的价格向市场供应实行“分别定价”的扫描仪产品。这种分别定价模式如果逐渐成为行业趋势，将导致整个OEM厂商的市场空间被大幅压缩甚至完全消失，产品价格也可能因此而迅速下滑。
针对这一情况，我们开展了深入的市场调查，以判断衍射物理公司当前市场地位的安全性，以及是否有必要调整营销战略并实行直销模式。
经过分析，我们的结论是：衍射物理公司应主动采取分别定价的市场策略，以顺应行业长期发展的趋势，确保公司在未来的竞争中继续保持领先优势。
**我们应该如何做我们想做的事？**
圣塞巴斯蒂亚诺市案例分析
**背景（S）**
圣塞巴斯蒂亚诺市目前面临严峻的经济发展问题。**冲突（C）**
市政府明确知道解决问题的有效方案，但实施过程中困难重重。**疑问（Q）**
如何切实有效地落实该方案？
圣塞巴斯蒂亚诺市正面临着严峻的经济挑战。由于南得克萨斯地区经济复苏缓慢，美国国防部削减预算带来的负面冲击，以及其他诸多抑制就业增长的因素，导致该市难以为持续增加的劳动力提供足够的就业机会。市政府已意识到，必须采取积极有效的措施来推动经济发展，以避免高失业率所带来的连锁社会问题。
虽然圣塞巴斯蒂亚诺市政府明确意识到促进经济发展的重要性，但由于区域经济环境复杂，实际推进面临诸多阻力。尽管如此，政府清楚地认识到，必须有所作为。
经过分析，我们认为圣塞巴斯蒂亚诺市当前最迫切需要做的是着力改善城市基础设施和商业环境，以吸引企业进驻并创造更多就业岗位。这一举措不仅是当下解决失业问题的关键，也是为未来经济复苏和可持续发展打下坚实基础的必要条件。
**我们存在问题吗？**
阿尼尔斯基航空公司案例分析
**背景（S）**
市场环境正在发生重大的结构性变化。**冲突（C）**
公司希望主动了解并减轻这一变化可能带来的负面影响。**疑问（Q）**
这种变化究竟可能带来哪些具体的负面影响？
当前，欧洲已开始逐步取消对运输行业的管制政策，运输市场环境正在发生重大变化。这项改革伴随的大规模放松管制措施，引发了广泛的关注与讨论。具体而言，欧盟运输体制的逐步开放表现为市场进入门槛降低、竞争加剧，以及相应的政策壁垒和监管约束的逐步解除。然而，对于这种变化所带来的影响，各界一直存在激烈争议，尤其是企业担心放松管制后可能出现不可预知的负面后果。
因此，航空企业需要厘清：欧洲运输市场的逐步放松管制，到底会产生怎样的实际影响？阿尼尔斯基航空公司需要判断，这一政策变化究竟是会带来潜在的经营风险，还是会创造新的商业机会？
经过深入分析，我们认为：欧洲运输体制的放松管制并不会对公司构成严重的负面影响。相反，它是建立真正意义上的“欧洲共同市场”的关键推动力，长远来看不仅无害，反而将带来市场的扩大、竞争的激活以及运营效率的显著提升。
**我们应该选择哪种方案？**
科尔法克斯超市案例分析
**背景（S）**
科尔法克斯超市正计划实施一种名为“SABRE”的新型存货补充系统。**冲突（C）**
然而，有人提出，相比于最初设计的“中央控制模式”，采用以分店为基础的模式可能更实用、更灵活，且更具成本效益。**疑问（Q）**
科尔法克斯超市应选择哪一种模式？
公司近期上线的“销售产品自动补货系统”（SABRE），最初设计时采用的是中央控制模式。但在实际运营中，大量的数据录入和系统的绝大部分使用都发生在各个分店层面。这一现实使得我们开始反思：如果最初就把SABRE系统设计为以分店为基础的分布式模式，系统是否会更加贴近实际需求，从而更加灵活和高效？
针对这一问题的分析结果表明：以分店为基础的分布式SABRE系统能更有效地满足实际需求，在操作上更加灵活方便，整体运营成本也更加经济合理。因此，我们建议科尔法克斯超市转而实施以分店为基础的系统架构，以获得最佳的管理效率和成本控制效果。
**现有解决方案失效时，我们该如何调整？**
杰克逊食品公司案例分析
**背景（S）**
杰克逊食品公司此前面临供应链方面的问题，并针对性地实施了一套解决方案。**冲突（C）**
但实际情况表明，这套解决方案并未产生预期效果，问题依然存在。**疑问（Q）**
在解决方案失效的情况下，公司应该采取怎样的新行动？
杰克逊食品公司供应链的年度运营成本高达1200万美元，占净利润的比重极高（约占净利润的1200万美元），造成公司运营成本高企。此外，目前供应链的效率严重不足：服务水平低下，无法满足客户期望，具体表现为频繁的交货延迟和订单处理不及时，这种状况长期持续下去必然会导致市场份额的流失。
尽管公司此前已经采取措施，如提高单笔订单的金额要求、减少交货地点数量，试图降低物流成本并提升效率，但实际结果却并不理想。实施后的这些措施并未显著降低供应链成本，也未有效提高供应链的运转效率。继续以高昂的成本提供低质量的服务，对于公司来说无疑是一种不可持续的策略。
因此，公司必须重新审视和改造现有供应链，将重点放在真正提升供应链效率、降低运营成本的行动上。同时，公司也需优化物流管理流程，而非仅依靠调整交易条件。只有从根本上把供应链视作企业竞争优势的核心组成部分，进行长期且系统化的优化，公司才能在激烈的市场竞争中实现成本降低与服务质量提升的双赢，从而真正稳定并拓展其市场份额。
序言的复杂形式
尽管所有序言的基本结构都是「背景—冲突—疑问」，但有些序言在具体应用中会更加复杂。我选择了两种最常见的复杂序言类型，来进行更深入的说明：
提出明确的解决问题步骤，比如咨询项目建议书和项目计划书；
面对多个可选的解决方案时如何展开序言。
提出明确的解决问题步骤
绝大多数商务公文都是在问题已被解决后才撰写的。然而，有一类文件的作用恰恰相反，它们是为了事先告诉读者该如何一步一步地去分析问题并寻找解决方案。常见的例子包括咨询项目建议书和项目计划书。
这两种文件在撰写序言时，都需要对问题进行明确界定，且通常是围绕具体分析步骤进行结构构思的。序言的目标是向潜在客户（或者有需求的经理）清晰地展示：究竟存在哪些问题，以及解决这些问题的整体思路。如果你的咨询项目建议书或项目计划书获得了客户的认可，你就可以更进一步地分析问题产生的根本原因，并最终形成一份报告，提供你的分析结论和具体建议。
在撰写咨询项目建议书时，通常你还需要额外起草一份合同，向客户明确说明所购买的服务内容、价格、交付时间以及具体负责实施的人员等细节。为了确保这些关键条款都被有效涵盖，大多数咨询公司都会采用标准化的建议书结构，常见的标题格式如下：
序言
背景
目标和范围
问题
技术方法
工作计划和提交材料
效益
公司资质和相关经验
时间、人员和费用
不过，这种标准化结构存在一些缺点。采用这种结构时，作者通常会在每个标题下以列表的形式表达观点，容易导致不同标题之间内容的重叠交叉，使整体思维逻辑显得混乱不清。
例如，“序言”、“背景”以及“目标和范围”这些部分的内容应集中论述「怎样界定问题」，而“问题”、“技术方法”以及“工作计划和提交材料”等部分则应着重论述「如何解决问题」。此外，我不太理解为何要单独设立“效益”这一节。如果“效益”指的就是成功解决客户的问题，我认为这正是整篇文件的核心目标，理应在“目标和范围”部分中进行阐述，而无需再单独列出。
鉴于上述情况，我更推荐一种更合理的文章结构，即我在第4章“序言的具体写法”中所介绍的结构形式（详见图附录2-1）。在这种结构下，序言部分专注于解释和界定问题，正文部分则围绕具体的分析方法展开构思。当然，正文部分也可以围绕「客户为什么应该聘用你」这一主题展开论述，如图附录2-2所示。（项目计划书一般会围绕实施流程展开构思。）
（图 附录2-1 围绕“步骤”构思咨询项目建议书）
（图 附录2-2 围绕“理由”构思咨询项目建议书）
咨询建议书还应包括咨询公司的资质以及与项目有关的时间、人员配置与费用等信息，不过这些内容不属于思想金字塔结构考虑的范畴。
在撰写咨询建议书时，是应该根据分析流程的步骤展开，还是围绕客户聘用你的理由展开，通常取决于建议书本身的性质。如果客户是你之前合作过的老客户，而这次的建议书仅仅是为了确认双方新的合作内容，那么建议你按照分析流程的步骤进行构思。但如果客户面前同时存在其他咨询公司的竞争，那么最好围绕客户“应该聘用你的理由”来构思，如图附录2-2所示。
上述两种构思方法最重要的区别在于，若采用后者，建议书的开头部分应使用与下面类似的写法：
我们很高兴能与您见面，并探讨贵公司向发展中国家销售软件的计划。本文旨在提出我们的建议，以帮助贵公司制订正确的营销战略，内容包括：
我们对贵公司所面临的市场机会的理解；
为帮助贵公司充分利用上述机会，我们拟采取的方法；
我们以往在类似项目中积累的丰富经验；
我们具体的工作安排与进度。
建议书的第一部分应详细解释客户面临的问题，采用“背景—R1—R2”的结构，并务必突出客户决策者最关心或已明确列入议事日程的重点问题，因为他（她）正是决定选择哪家咨询公司的关键人物。第二部分应清晰说明你将要采用的分析方法与思路，而第三部分则应强调你在解决类似问题时所拥有的专业优势或独特专长。
为了更直观地理解以上方法，图附录2-3与图附录2-4展示了一家美国电话公司的「界定问题」及其对应的思想金字塔结构。具体背景情况如下：
该公司多年来一直致力于开发自有的商业与管理软件产品。尽管早期开发的一些软件产品在发达国家市场已逐渐过时，但在发展中国家或第三世界国家可能仍有市场需求。因此，公司决定通过成立合资企业的方式，开发具有鲜明特色的系列软件产品，以满足这些国家具有吸引力的细分市场。
然而，公司此前从未在这些地区销售过产品，甚至连什么是“细分市场”都不清楚，更不用说识别哪些市场更具吸引力了。为此，公司决定聘请一家咨询公司，协助判断其软件产品适合进入哪些细分市场。
以上事实可利用「界定问题」的分析框架展开，如图附录2-3所示。
（图 附录2-3 界定美国电话公司的问题）
随后，从左往右阅读这一分析框架，可以将相关内容转化为一个清晰的思想金字塔结构，如图附录2-4所示。
**涉及多个可选方案的序言**
图附录2-1在第一个问题项下列出的第三种结构，探讨的是涉及“备选方案”的情况。本书第4章曾明确指出，严格地讲，一个问题本身并不存在所谓“可供选择”的多个解决方案。你提出的方案，要么能够帮助读者从当前状态（R1）顺利达到目标状态（R2），要么不能。从这个角度来看，“备选方案”实际上并不存在。
然而，当你无法清晰地界定目标状态（R2）时，你就很难判断自己提出的方案是否有效。这时才会出现所谓的“备选方案”。换句话说，“备选方案”的出现并不是因为有多个真正的解决方案，而是因为目标状态（R2）的描述过于模糊不清。
（图 附录2-4 美国电话公司咨询项目的金字塔结构）
当目标状态（R2）不明确时，人们倾向于随机选择3到4个可能的行动方案，再从中比较它们各自的优缺点。然而，单纯地比较这些备选方案之间的优劣或对错意义不大，真正重要的是每个方案与目标状态（R2）的匹配程度。但由于目标状态（R2）未被清晰定义，人们所做的，实际上是在不断尝试去明确“目标到底应该是什么”。
因此，最佳的方式是一开始就清晰地界定目标状态（R2）。（事实上，界定R2通常是解决问题的第一步。）当然，你也可以选择在分析结束时再确定目标状态（R2），但这种方式比较困难，尤其当你需要权衡各备选方案的利弊时。多数人倾向于在文章中逐一列出每个方案的优缺点，而不愿意对这些观点进行归纳与分组，从而错过了将观点整合为清晰金字塔结构的机会。
从严谨的角度来看，只有当读者事先明确知道有哪些备选方案时，你才应该在文章中对这些方案进行逐一讨论。这种情况下，读者的问题就变成了：“我该选哪一个方案？” 但如果读者对备选方案一无所知，情况就会变得非常尴尬。例如，你可能会用这样的逻辑来论述：
解决这个问题有3种可能的方法：A、B和C。
方法A不好，因为……
方法B不好，因为……
因此，应采用方法C。
事实上，你采用方法C的真正理由，并不是因为方法A和B不好，而仅仅是因为方法C能够有效地解决问题。既然如此，根本不需要提及方法A和B。
你可能会反驳说：“是读者要求我告诉他有哪些可选方案的。” 但实际上，读者之所以会提出这种要求，恰恰是因为他对目标状态（R2）的理解并不清晰。他真正需要的，不是所有可能的解决方案，而是清楚地界定出多个可供选择的目标状态（R2）。
在这种情况下，你应该做的是清晰明确地围绕可供选择的R2构建你的文章。如果最终你发现不存在一种方案能够同时满足读者所期望的全部目标状态（R2），这反而说明你的文章构思方向是正确的。例如，你可以这样构建文章：
如果你期望稳定的收益，那么选择方案X。
如果你期望快速的增长，那么选择方案Y。
如果你期望工人不罢工，那么选择方案Z。
对应每一个明确界定的目标状态（R2），都应有一个清晰对应的解决方案。即便如此，如果读者仍然坚持要了解所有可能的备选方案，那么你有两个处理方法：
一种是在序言部分简单提及这些备选方案，但这种方式容易导致文字组织上的困难；
另一种则是直接将这些备选方案列入附录部分。如果采用后者，建议你使用图表的形式呈现。具体做法是将备选方案垂直列于图表下方，将评判标准水平列于上方，然后在符合评判标准的方案前标注“✓”，在不符合标准的方案前标注“✗”。这种方式将更为清晰直观。
介绍流程的改进
在大多数情况下，当你撰写一份旨在改变现有流程的项目建议报告时，你的读者往往已经十分熟悉当前的流程及其所存在的问题。因此，在这种情况下，序言部分只需简要地概述问题即可，更重要的是围绕你所建议的改变来进行组织：
背景（S）=目前存在流程X。
冲突（C）=该流程无法有效运行。
疑问（Q）=我们应该如何对其进行改进？
我们在第4章“序言的具体写法”中了解到，写好这类序言的关键在于，仔细设想改变之前与改变之后流程中的每个具体步骤，从而确定这些改变是否正是我们所期望的。
此外，还有另外两种情境，也需要通过类似的前后对比分析，以确保所撰写的序言清晰而简洁：
第一种情境：读者清楚了解现有的旧流程和期望的新流程，他们关心的问题是：“如何实施新流程？”或“是否有必要实施新流程？”
第二种情境：读者并不熟悉当前流程的具体运作方式，更不了解其中存在哪些问题，他们关心的是：“准备如何改变流程？”以及“为什么需要进行这些改变？”
需要注意的是，在撰写这类序言时，对流程的描述不应过于笼统，也不应过于琐碎。接下来，我们将通过两个具体案例，说明如何巧妙运用前后对比分析法，重新组织那些表达不佳的文章。
**案例一：当读者同时了解新旧流程时的序言写法**
表附录2-2中的文章“DDT：文件数字化和远程传送系统”，其目标读者是那些已经熟悉现有流程，但想了解以特定方式改变现有流程是否可行的人群。其序言的结构大致如下：
背景（S）=我们过去曾对文件的保存和传送方式进行过研究，研究院也对通过欧洲互联网/欧洲信息直接入网络（Euronet/DIANE）进行文件传输所存在的问题展开过探讨。现在，你建议进一步开展研究。
冲突（C）=我们正在关注将文件转化为数字形式并通过电子传输时所面临的技术、经济及管理问题，因为技术的快速进步使文件电子传输成为可能。
疑问（Q）=基于以上背景和冲突，具体问题是：“在欧洲范围内，以电子形式实现文件传输是否可行？”
对此疑问的回答（A）如下：
从技术角度来看，在欧洲范围内实施文件电子传输系统是完全可行的，成本方面也具备合理性。
我们计划在DIANE网络基础上搭建一个名为DDT的系统。
但当前市场还无法立即认可并广泛接受这种系统，因此需要先启动一个示范项目。
此外，还必须开展进一步的技术研究，以确保系统的稳定和高效。
同时，我们还需要认真解决实施过程中出现的重要的非技术性问题，比如管理方式、隐私保护和政策协调等。
【表 附录2-2 未描述流程】
除了标题不够清晰外，这篇文章最大的问题在于作者并不明确自己真正需要表达的内容，从而导致整篇文章的表达非常含糊。作者显然并未理解负责该项目的委员会真正关心的问题是什么，也不知道他们具体希望从他的报告中获得什么信息。例如，他使用“考虑把文件转换成数字形式进行电子传送所存在的技术、经济和管理上的问题”这句话来描述报告的目的，这种表述毫无启发性，也缺乏引导作用。
然而，如果作者能借助「界定问题」的框架进行引导，就能有效地让整篇文章变得条理清晰、语言精准，任何读者也能轻松理解和接受所表达的信息。具体而言，作者需要做的第一步，就是清晰地描述当前的流程究竟是什么，以及委员会希望对该流程做怎样的改进。
通过仔细阅读原文，我们能够了解到，现有流程包括以下步骤：用户首先在屏幕上浏览目录以查找文件，找到所需文件后再打电话给图书馆，接下来图书馆工作人员找到并复印文件，然后通过邮寄方式寄出文件。这一完整过程需要7～10天（详见表附录2-2）。
而委员会计划实施的新系统将对这一流程进行重大变革，即将所有书面文件转化为数字文件，并集中存储在中心计算机中。未来的用户在屏幕上浏览目录并找到所需文件后，只需打一个电话，便可在一个小时内直接于自己屏幕上浏览文件内容。新系统所带来的这一巨大效率提升如图附录2-5所示。
（图 附录2-5 DDT问题的结构）
通过这种方式界定问题后，很容易让读者意识到问题的存在，并且明确已有一个解决方案。于是读者接下来可能提出的问题就是：“这个方案是否可行？”或者更具体一些：“我们是否能够开发出一种低成本的电子文件传输系统？”
基于以上理解，作者便可以撰写类似下文的序言和结构：
背景（S）：
当前通过Euronet获取科技文件的效率较低，已引起欧共体科技信息与文件委员会（CIDST）的关注。虽然用户能轻松地通过在线检索服务找到文件的来源，但通常需要等待7～10天才能收到邮寄的文件复印件，这大大降低了工作效率。
冲突（C）：
一种更理想的方式是将文件转换成数字格式，集中存储后，通过Euronet/DIANE网络进行电子传输。然而，这就需要进一步调查开发低成本系统的可行性。
疑问（Q）：
（开发低成本的电子文件传输系统是否可行？）
回答（A）：
可行，但当前条件下尚不现实，原因包括：
系统必须在整个欧洲范围内广泛使用才能有效降低单位成本；
要实现全欧洲的覆盖存在诸多现实障碍；
最理想的实施路径是首先推出示范性的产品，通过创造足够的市场需求，逐步消除上述障碍。
**当读者了解较少或完全不了解时**
在上面的“DDT文件”示例中，读者不仅了解问题的本质，也清楚已有的解决方案。但在很多情况下，读者对问题本身并不清楚。这种情形下，如果你撰写文章以说服读者批准某项方案，就必须首先对问题进行详细解释，包括清晰描绘系统当前的工作状况，以及在采纳你的建议前所经历的种种错误或不足。
关于序言的写作原则强调：不要在序言部分讲述读者所不了解或认为不真实的内容。但是，你可以通过巧妙的叙述方式让读者“看到”：问题可能真实存在，而你提出的解决方案似乎合理可行。为实现这一目标，你首先必须自己清晰地“看”到问题的本质。
例如，可以参照图附录2-6中的期间图表账，以及表附录2-3中的备忘录。这些图表详细揭示了当前期间图表账制作系统所存在的问题。期间图表清晰地展示了该公司旗下5个子公司的月度销售额、成本和利润表现，而这些信息正是公司最高管理层进行业绩评估和决策的基础。
（图 附录2-6 期间图表账）
你或许已经注意到，这篇文章并未直接给出具体的解决方案，而仅仅提到系统需要进行“合理化”的改造。按照一般经验，我们当然不希望仅仅提出问题却不给出明确的答案。实际上，无论在什么情况下，如果能够对问题进行充分而恰当的描述，就会发现，解决方案实际上已经隐含在问题描述之中了。
为此，你需要遵循以下具体步骤：
首先，绘制一幅反映当前实际运行情况的流程图；
然后，详细描述当前流程图中各个环节所存在的问题；
接着，再绘制一幅旨在消除上述问题的新系统流程图；
随后，具体说明要从现有系统过渡到新系统，需要进行哪些具体的改变；
最后，在序言部分对整个问题进行简明扼要的概述，使相关人员快速掌握核心内容。
同时，应使用期间图表账作为备忘录，具体形式可参考表附录2-3。
图附录2-7清晰展示了新、老系统之间的差异：旧系统通过人工方式进行数据录入，再交由计算机处理；而新系统则可直接从计算机中自动下载数据。在旧系统中，由于人工数据收集和录入环节容易出错，数据常常存在延迟、不完整等问题。此外，计算机返回分析图表的速度缓慢，难以及时发现和纠正错误。更值得注意的是，即便是存入期间图表账的图表数据是正确的，演示者为了清晰地展现发展趋势，或使趋势符合自身预期，往往会任意修改图表，且通常不会通知其他人员。
尽管在现有的PBG系统中，分析师已经能够通过科室计算机自动收集数据，但在后续处理过程中，数据仍需重新录入至公司的PGB系统计算机及彩色制图计算机。这种重复录入的过程不可避免地导致了数据不一致的现象，即不同时期和不同地区之间的数据存在差异；甚至连原本正确的数据点也会因此而被无意地篡改。
【表 附录2-3 期间图表账备忘录】
（图 附录2-7 新、老系统示意图）
当我们将上述两个系统展开分析，并明确每个系统存在的问题时，很容易发现最主要的问题在于系统发生了各种错误，导致生成的图表不够可靠。这些错误通常出现在以下三种情况下：
数据录入时出现失误；
数据点计算时发生差错；
演示者随意改动图表内容。
该备忘录的作者最初的设想是，将所有工作集中到一台计算机上完成，以消除前两种错误发生的可能性；同时，通过严格约束演示者的权限，来消除第三种错误。然而，通过简单地对比改变前后的工作流程，以及明确两者之间的关键差异，我们能更清晰、更具体地确定所需的改变措施：
建立可靠的数据连接，将数据直接传输至公司的计算机；
制定明确、规范的计算机生成图表数据点的日常工作流程；
明确要求，任何演示者所做的图表改动，在正式使用之前必须获得重新审批。
以上这些措施可以构成备忘录金字塔结构中的“关键句要点”，并且能够准确回应读者内心可能产生的一个核心问题：“你建议作什么改变？” 在备忘录的序言部分，我们只需采用倒推的思维方式（详见附录2-8中的示意图），即可清晰地确定需要提供哪些关键信息，从而自然而然地引导读者提出上述问题。
（图 附录2-8 采用倒推方法）
每一个关键句要点提出的问题都应当是“为什么”。在这些关键句要点之下，你需要具体地阐明当前系统的不合理之处，以及提出的解决方案如何有效地应对这些问题。值得注意的是，你无需逐一解释系统中的每个步骤，只需重点关注并解释那些实际存在问题的环节即可。如此一来，备忘录的内容将更加精练、精准且易于读者理解。
附录3 本书要点汇总
第1章 为什么要用金字塔结构
为了实现高效的思想交流，我们需要先对思想（包括观点、结论、要点、论点、论据、建议、行动和步骤等）进行系统化的归类和分组。
在对思想分组之后，我们需要根据思想之间的内在逻辑关系，逐级进行抽象提炼和总结概括，形成一个层次清晰的“金字塔结构”。
向读者传递（阐述、论证或介绍）思想时，最有效的方法是采用“结论先行”的方式，自上而下地逐层展开表达。
金字塔结构中的思想需要遵循四个基本原则（见右图）。
实现表达条理清晰的关键，是将你的思想组织成金字塔结构，并在正式写作之前，利用「金字塔原理」进行检查和优化。
关键概念
「金字塔原理」的四个基本原则：
**结论先行**：每篇文章仅表达一个核心思想，并将该思想清晰明确地放在文章的开头位置。
**以上统下**：位于每个层次上的思想，都必须是对其下一层次思想的概括总结，起到统领作用。
**归类分组**：在每一组中，所有思想必须属于同一个逻辑范畴，以保持逻辑上的一致性和严密性。
**逻辑递进**：每一组中的思想必须按照逻辑顺序排列，呈现出清晰的递进关系，使读者能自然流畅地理解内容。
第2章 金字塔内部的结构
「金字塔结构」由多个层级的各种思想组成，这些思想会引发受众（读者、听众、观众或学员）的疑问。
从纵向来看，每个分支、每个层级上的思想都以“疑问/回答”的方式与读者进行持续的互动式对话。
从横向来看，每个层级中的思想要以“演绎推理”或“归纳推理”的方式回答读者的疑问，两种方式只能择一使用，不可混用。
序言通常采用讲故事的形式，目的是提醒读者：接下来文章将针对读者最初提出的疑问展开回答。
序言包含四个关键要素：“背景”“冲突”“读者的疑问”和“作者的回答”。其中，“背景”和“冲突”均为读者已知的事实，“冲突”正是源自于已有的“背景”。
正是由于“冲突”的出现，才促使读者产生特定的疑问，而文章则致力于回答这一疑问。
关键概念
「金字塔结构」中的逻辑关系：
纵向联系：“疑问/回答式”对话
横向联系：“演绎推理”或“归纳推理”，并遵循“MECE原则”（相互独立且完全穷尽）
金字塔顶端的核心思想所回答的疑问，来源于读者已知的事实
序言旨在引出读者最初的疑问
第3章 如何构建金字塔
构建「金字塔结构」的方法分为两种：
**自上而下法**
明确作者希望论述的主题
设想读者可能产生的疑问
提供相应的答案
检查所提供的“背景”和“冲突”是否足以引发读者提出该疑问
对答案进行充分验证
明确并填写关键句要点
**自下而上法**
列出所有作者希望表达的具体要点
分析并找出这些要点之间的逻辑关系
根据要点间的关系归纳出核心结论
从核心结论反推并构建序言
关键概念
如何有效构建「金字塔结构」：
明确论述的主题
设想读者的疑问
提供清晰明确的答案
检验“背景”和“冲突”是否足以激发读者提出疑问
对所给出的答案进行证实
明确并填写每层次的关键句要点
第4章 序言的具体写法
序言的目的是提醒读者注意他们已知的信息，而不是向读者介绍新信息。
序言通常由以下几个要素构成：背景介绍、指出冲突、引出读者的疑问，并提示作者给出的答案。
序言的篇幅长短取决于读者的需求，以及文章主题本身的要求。
每个关键句的要点前，都应撰写一段简洁的引言，以便帮助读者明确理解接下来要探讨的内容。
关键概念
「序言写作」的基本步骤：
明确交代背景信息。
凸显冲突或问题所在。
通过冲突自然引出读者可能产生的疑问。
提示作者在后续文章中将给出答案。
第5章 演绎推理与归纳推理
「演绎推理」是一种逐步展开的论证方式，第二个论点对第一个论点加以评论，第三个论点则阐明前两个论点同时成立时所蕴含的意义。
对演绎推理的整体概括，通常是以最后一个论点为主体，来概括说明整个推理过程的结论。
「归纳推理」是将一系列具有相似性的思想或事实进行归类分组，并根据这些思想或事实所具有的共同特征推导出总体结论的方法。
在关键句的要点层次上，相较于演绎推理，使用归纳推理更容易让读者清晰地理解。
关键概念
「逻辑推理」的两种主要形式：
“演绎推理”：通过线性的逐步推导，将一系列论点依次串联起来得出结论。
“归纳推理”：将彼此相似、具有共同特点的思想或相关行动进行归类分组，形成更易理解的概括性结论。
在关键句要点的层次，采用归纳推理的表达方式比演绎推理更便于读者迅速、清晰地掌握信息。
第6章 应用逻辑顺序
应用逻辑顺序能够确保你避免出现以下情况：
把纯粹的新闻条目误当作具有思想性的内容加入；
在整理思想时遗漏某一组中的重要思想。
关键概念
归纳组合的逻辑顺序共有3种：
**时间顺序**：通过设想或描述一个流程而得出的思想；
**结构顺序**：通过分析或评论某一结构而得出的思想；
**程度顺序**：通过按照思想的程度、重要性或影响力的不同进行分组，从而形成的思想。
任何一组思想的逻辑顺序，都应当体现该组思想本身的分类依据：
**时间顺序**：按照特定的流程或事件发生的顺序组织思想；
**结构顺序**：基于某种结构的组成要素或构造特点组织思想；
**程度顺序**：根据思想的重要性、优先级或影响程度来组织思想。
如果你在某一组思想中无法识别出上述任一种顺序，可能意味着这些思想之间缺乏清晰的逻辑关系，或者你的思考仍需更加深入和全面。
为检查一组思想是否具备清晰的逻辑顺序，你可以按照以下步骤进行：
首先，将每个句子精简为体现其核心含义的短句（即只保留主语、谓语、宾语，删除所有定语、状语、补语，仅保留动词和名词，删除所有形容词、副词）；
然后，将具有相同或相似含义的短句归类、合并，并明确每一类的共同特征；
最后，根据明确的分类依据，选择适当的逻辑顺序进行排列。
如果你的思想属于「行动性思想」（即表达行动、活动、行为、步骤、流程等），则应当遵循以下方法进行排序：
明确说明每个行动所要达到的最终结果（如目标或效果）；
将能产生相同最终结果的行动或步骤归类、合并为一组；
明确每组行动的分类依据（即每一组为什么要放在一起），并基于此依据确定顺序；
检查所有步骤是否完整，以避免遗漏。
关键概念
行动性思想（说明行动、活动、行为、步骤、流程等）的排序方法：
明确每个行动的最终结果；
将产生相同结果的行动进行归类、合并、分组；
确定每组行动的分类依据，并基于此进行排序；
检查步骤是否完整，避免遗漏。
如果你的思想属于「描述性思想」（即表达观点、论点、论据、情况或信息等），则应当采取以下方法进行排序：
将表达类似事务或具有共同特征的思想进行归类、合并、分组；
明确每一组思想的分类依据（即找到思想之间的相似性或共同点）；
将每一组的思想扩展为清晰、完整的句子，并确定句子之间的最佳排列顺序；
再次检查步骤是否完整，以确保未遗漏任何重要思想。
关键概念
描述性思想（介绍观点、论点、论据、情况或信息等）的排序方法：
将表达类似事务或具有共同特征的思想归类、合并、分组；
明确每组思想的分类依据；
将每个思想转化成完整句子，并决定句子之间的逻辑顺序；
检查步骤是否完整，避免遗漏。
第7章 概括各组思想
关键概念
「概括各组思想」的方法：
对于「行动性思想」：通过明确说明行动所带来的直接结果，来概括一组行动。
对于「描述性思想」：通过指出各思想之间的共同点或相似性，来概括一组信息。
避免使用“缺乏思想”的表达（例如：“存在3个问题……”等无实质内容的句子）。
在进行思想分组时，应严格遵循「相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏」（MECE）原则。
行动总是按照时间顺序展开。因此，在概括行动性思想时，应通过明确说明每个行动所产生的直接结果，来清晰地进行归纳和总结。
在对描述性思想进行归类分组时，应关注组内各个思想之间所具有的共同特性，这些特性通常表现为：
针对同一类主语；
涉及同一类谓语（动作或对象）；
包含同一类判断。
关键概念
「寻找思想的共同点」的关键：
各个思想是否针对同一类主题？
各个思想是否涉及同一类行动？
各个思想是否针对同一类对象？
各个思想是否表达了同一类观点？
在对「行动性思想」进行分组时，应做到：
深入发掘每个行动的本质内涵；
明确区分不同行动之间的抽象层次（例如：某个行动是另一行动的前提，还是为了完成另一行动？）；
明确指出各个行动所要达成的最终结果；
直接依据行动本身概括出结果。
关键概念
「行动性思想分组」的具体要求：
发掘每个行动的实质；
区分行动的不同层次；
明确说明行动所要产生的最终效果或目标；
直接从行动本身概括出相应的结果。
在对「描述性思想」进行分组时，应做到：
找出句子结构（主语、谓语、宾语或内涵）上的共同性；
确定能够涵盖所有相关思想的最小逻辑范畴；
阐明这些共同点所隐含的意义。
关键概念
「描述性思想分组」的具体要求：
明确找出主语、谓语、宾语或含义上的共同特征；
确定能够全面包含这些思想的最小逻辑范畴；
清晰说明这些共同特征所隐含的深层含义。
第8章 界定问题
**明确并展开“问题”的关键要素：**
**切入点/序幕**：确定问题具体发生在哪个领域或哪个方面。
**困扰/困惑**：指出具体发生了什么事情，扰乱了该领域原本的稳定状态。
**现状（R1）**：明确指出你认为不满意或不希望继续出现的结果。
**目标（R2）**：清晰描述你期望达到的理想结果。
**答案**：说明到目前为止，你是否已经采取了措施来解决该问题；若已采取，需指出具体内容。
**疑问**：明确界定为了彻底解决问题，下一步必须回答或解决的关键问题是什么。
**将界定后的问题转化为引导读者理解的序言：**
从左到右，再从上往下的顺序呈现问题。
读者最后了解到的信息应明确地揭示出问题背后的核心冲突。
关键概念
「界定问题」
明确问题发生的具体领域或背景。
说明扰乱领域稳定性的具体事件或情况（困扰/困惑）。
确定当前存在的非期望结果（现状，R1）。
明确想要达到的期望结果（目标，R2）。
确认目前是否已采取行动去解决该问题，并说明具体措施。
明确分析过程中必须要回答的核心疑问。
第9章 结构化分析问题
**使用诊断框架，清晰呈现问题所在领域的结构细节，展示系统内部各组成部分之间的相互作用机制：**
查找并明确彼此之间具有因果关系的活动或因素。
对可能导致问题的潜在原因进行合理分类。
**收集相关信息或数据，以验证或排除结构中那些可能引发问题的原因。**
**使用逻辑树工具：**
产生并检验各种可能的解决方案。
清晰地展示不同思想之间的内在逻辑联系。
关键概念
「结构化分析问题」
明确界定问题。
使用诊断框架，详细呈现问题所在领域的结构和细节。
假设可能导致问题的潜在原因。
收集并分析相关信息，以验证或排除提出的假设。
第10章 在书面中呈现金字塔
在书面表达中，通过使用多级标题、行首缩进、下划线和数字编号等方式，清晰有效地展示文章的整体金字塔结构：
表现金字塔结构中各个主要思想组合之间的层次过渡关系。
表现金字塔结构中不同主要思想组之间的逻辑衔接关系。
第11章 在PPT演示文稿中呈现金字塔
制作文字类幻灯片时，内容应尽量简明扼要，突出重点，避免冗余。
制作图表类幻灯片时，应使信息更加直观易懂，并在幻灯片上方明确呈现所要传递的核心信息。
使用故事梗概的形式，帮助听众快速理解整体演示的结构脉络。
排练，排练，再排练！不断完善讲解，以确保顺畅传达信息。
第12章 在字里行间呈现金字塔
运用脑图进行思考（无论是在大脑中构建图像，还是直接绘制思维导图）。
将脑图中的内容转换为清晰、有条理的书面文字。
