序言的常见模式

随着时间的推移，你可能已经构思过各种文章的序言。在这个过程中，你或许发现「文章的序言」通常遵循某些固定的模式。同时，你也可能注意到，你写文章的主要目的通常是回答以下四类问题之一：

1. 我们应该做什么？

2. 我们应该如何做（将如何做 / 是如何做的）？

3. 我们是否应该这样做？

4. 为什么会发生这种情况？

大多数文章的目的是告诉人们在某种情况下应采取什么行为。相比之下，人们更关注“应该采取哪些行动”，而很少主动探究“为什么会发生某种情况”，除非这篇文章是关于某项研究的初步发现。

当然，你习惯采用的「文章模式」通常与自身的工作内容密切相关。接下来，我将逐一介绍在「商务文章」中最常见的四种模式：

1. 发出指示式 —— 适用于回答“我们应该做什么”或“我们应该如何做”这类问题。

2. 请求支持式 —— 适用于回答“我们是否应该这样做”这类问题。

3. 解释做法式 —— 适用于回答“我们应该如何做”这类问题。

4. 比较选择式 —— 适用于回答“我们应该做什么”这类问题。

发出指示式

「指示」是所有「商业备忘录」中最常见的一种，其主要目的是要求或指示某人采取特定行动。在这类文章中，作者的目的并不是唤起读者对某个问题的回忆，而是直接告诉他们「某个问题的存在」，并引导他们采取行动。

举个例子，假设你计划召集销售人员开会，向他们教授一种在连锁商店中管理货架的新方法。然而，为了确保培训取得更好的效果，你需要每位销售人员提供一份关于其所在地区「存在问题的连锁店」的相关信息。那么，该如何组织你的开场白呢？通常，基本框架如下：

• 背景（S） = 我们计划在销售人员会议上教大家「管理货架的新方法」。

• 冲突（C） = 为了让方法真正奏效，我们需要你们提供「所在地区一家存在问题的连锁店的相关信息」。

• 疑问（Q） = 我们应该如何向你提供这些信息？

这一框架也可以简化为：

• 背景（S） = 我们打算做 X。

• 冲突（C） = 你们需要做 Y。

• 疑问（Q） = 我们如何做 Y？

在上述例子中，读者的疑问可能不会直接表达出来，而是隐含的。尽管如此，作为作者，在撰写开场白前，必须自己先明确这个疑问，否则可能无法精准地确定文章需要回答的问题。

在这个例子中，读者的疑问是“如何提供信息”。而针对疑问词“如何”的问句，答案通常涉及具体步骤。因此，文章的整体结构会如“图 4-5”所示。此外，还需注意：「冲突」和「答案」基本上是相互对应、正好相反的——「冲突」是引出「疑问」的前提，而「答案」则是采取行动后的效果，这些行动必然能够解决上述「疑问」。

graph TD;
    A[📌 背景：<br>我们想教你一种商品展示法。] 
    -->|需要信息| B[❓ 冲突：<br>需要各地区一家“问题”连锁店的有关信息。]
    
    B -->|如何提供信息？| C[💡 疑问：<br>我如何向你提供信息？]

    C -->|解决方案| D[📑 准备关于某“问题”连锁店的情况]

    D --> E1[📅 7月11日前<br>选择一家合适的连锁店]
    D --> E2[📅 8月10日前<br>收集必要的数据]
    D --> E3[📅 8月15日前<br>整理并提交数据]

（图4-5　将疑问强加给读者的发出指示式文章）

再举一个例子，假设你的企业有一本「工作流程手册」，各个部门都可以对其进行增删或更新。而你希望确保所有部门在更新手册时，遵循统一的方式：

• 背景（S） = 我们有一本「工作流程手册」，任何不遵循手册的行为都可能损害公司的利益，因此手册需要持续更新。

• 冲突（C） = 为了确保手册的兼容性，更新时必须遵循相同的方式。

• 疑问（Q） = 这种统一的方式是什么？

在这个例子中，读者的疑问同样是隐含的，而不是明确表达出来的。这一模式还可以进一步简化为：

• 背景（S） = 你要做 X。

• 冲突（C） = 必须按照 Y 方式进行。

• 疑问（Q） = 什么是 Y 方式？

请求支持式

另一类常见的「商业备忘录」是经费申请，即请求批准资金支持。在此类备忘录中，读者的核心疑问通常是：“我应该批准这一申请吗？”这一疑问往往是隐含的，但申请者必须在文中予以回应。

「请求批准经费」的备忘录通常采用以下结构：

• 背景（S） = 我们遇到了一个问题。

• 冲突（C） = 解决该问题需要＿＿＿美元的经费。

• 疑问（Q） = 我是否应该批准这笔资金？

如果需要更加详细的表达，可以采用如下方式：

• 背景（S） = 正如您所知，在过去四年中，我们部门的业绩每年增长 20%。然而，根据总部规定，我们部门的员工编制始终维持在 14 人。这导致员工不得不超时工作，甚至在周末加班，但即便如此，工作仍然不断积压。

• 冲突（C） = 目前，我们部门积压的工作量已达到 22 周，这对于任何机构而言都是无法承受的。我们已无进一步延长工作时间的可能。经过研究，我们发现，购买一台价值＿＿美元的 IBM＿＿＿，不仅能够有效减少积压工作量，还能降低员工超时工作的频率。

• 疑问（Q） = 我应该批准这笔资金申请吗？

• 回答（A） = 我们恳请您尽快批准此项申请。

为了提高经费申请的通过率，通常需要提供三至四个关键理由，具体如下：

您应当批准此申请，因为：

1. 解决该问题刻不容缓。

2. 此方案能够有效解决该问题（或者：该方案是在所有可行方案中最优的选择）。

3. 采用该方案后，节省的成本（或其他财务收益）将远超方案实施所需的费用。

4. 该方案还可能带来额外的业务或运营收益。

其中，第一要点用于详细说明问题的紧迫性，第二要点聚焦于解决方案的可行性和有效性，第三要点主要涉及财务分析，即确保方案的成本效益合理。第四要点并非必需，但如果适用，则可以进一步增强申请的说服力。例如，可以用“此方案还能创造新的业务机会”来强调潜在的额外收益。需要注意的是，这并不是经费申请的主要理由，但如果确实存在这一优势，应当在方案中加以说明。

“图 4-6”展示了该文章的基本「金字塔结构」，可用于直观呈现内容逻辑。

graph TD;
    %% 主流程（背景 -> 冲突 -> 疑问 -> 申请批准经费）
    A1[📌 背景：<br>我们遇到了一个问题。] 
    --> A2[❗ 冲突：<br>我们的解决方案需要美元经费。] 
    --> A3[❓ 疑问：<br>我应该批准吗？]
    --> B[📑 申请批准经费]

    %% 申请批准经费的支持性论点
    B -->|🤔 为什么？| D1[✅ 我们必须现在就采取措施]
    B -->|🤔 为什么？| D2[💡 此措施能够解决该问题]
    B -->|🤔 为什么？| D3[📊 财务分析也很合理]
    B -->|🤔 为什么？| D4[🎯 如果采取此措施，<br>还可以得到其他好处]

（图4-6　请求支持式文章的基本金字塔结构）

解释做法式

在许多情况下，尤其是在提供咨询服务时，你的写作目的是帮助某人解决问题，即向读者解释解决问题的方法。这种类型的文章核心在于「步骤」，其结构可参考“图 4-7”。

graph TD;
    A[📌 必须做 X] -->|🤔 为什么？| B1[📑 步骤一]
    A -->|🤔 为什么？| B2[📑 步骤二]
    A -->|🤔 为什么？| B3[📑 步骤三]

（图4-7　解释做法式文章到关键句要点结构）

根据你向读者传授的是如何做他们以前没有做过的事情，还是如何正确地做他们正在进行的事情，文章的序言结构会有所不同。

例如，「本书第 2 章」中提到的关于「董事会作用的备忘录」就是第一类的典型案例，其结构如下：

• 背景（S） = 必须做 X。

• 冲突（C） = 目前还未做好执行 X 的准备。

• 疑问（Q） = 如何做好准备？

再举一个案例，假设某家公司使用的「市场预测系统」产生了错误的预测，而他们希望你指导他们如何让该系统做出更准确的预测。那么，其文章结构应如下所示：

• 背景（S） = 你们当前使用的系统是 X。

• 冲突（C） = 该系统无法正常工作。

• 疑问（Q） = 如何改进，使其正常运行？

在这种情况下，你的写作思路应当是：首先列出该公司当前采用的流程（如图 4-8 所示），然后列出你认为正确的流程。两个流程之间的差异，便能直接指引你如何组织文章的核心要点。

在开始写作之前，先在纸上列出当前流程和优化后的流程并进行对比，这一步骤至关重要。或许你会认为自己在该领域经验丰富，对问题所在已经了如指掌。但如果不将现有流程与优化方案并列比较，你很可能会遗漏某个关键因素，从而影响文章的逻辑完整性。

由于在这一类文章中，我发现过许多考虑不周全的案例，因此我必须特别强调这一点。「本书附录 2」中对此问题提供了更详细的说明。事实上，「第 3 章」中提到的关于「饮料公司大客户的备忘录」，便是一个典型的思考不周全的案例。

flowchart LR
    subgraph 目前流程
        A[7月<br>1.进行市场预测] --> B[7月<br>2.制定半年总计划表] --> C[3.在月度工作会议上<br>进行调整]
    end

graph TD;
    subgraph 建议流程
        D["1.进行趋势预测 (7月)"] --> E["3.进行正式市场预测 (7月)"]
        D --> F["2.制定库存政策 (7月~9月)"]
        E -->|9月| G["4.制定半年总结计划表"]
        G --> H["5.在月度工作会议前请专家进行调整"]
        H --> I["6.在会议上进行微调"]
        F --> G
    end

graph TD;
    subgraph 建议结构
        J1[在本年度的晚些时候作预测]
        K1[制定库存目标<br>以指导规划]
        L1[推迟到9月<br>制定总结计划表]
        M1[使用正规流程<br>决定每月进行的调整]

        J1 --> K1
        J1 --> L1
        J1 --> M1
    end

（图4-8　两个流程间的差异决定了关键句的要点）

比较选择式

在管理工作中，管理者经常要求下属对某一问题进行分析并提出解决方案，同时还会补充一句：“再提出几个替代方案。”然而，严格来说，如果问题被正确界定，那么所谓的“替代方案”其实并不存在。你所建议的方案要么能彻底解决该问题，要么不能。如果一个方案真正能够解决问题，那么它就不是“替代方案”，而是唯一正确的方案。关于如何正确界定问题，「第 8 章」会进行详细讨论。

因此，管理者的真正意图实际上是：“如果无法提出彻底解决该问题的方案，那么请提供一些可能的可行方案。”换句话说，在你撰写关于「替代方案」的备忘录之前，读者通常已经对这些方案有所了解，甚至在企业内部讨论过这些选项。

因此，文章的序言相对容易组织，通常采用以下结构：

• 背景（S） = 我们希望完成 X。

• 冲突（C） = 我们有多种不同的 X 方案可供选择。

• 疑问（Q） = 哪一种方案最合理？

如果需要更加详细的表达，可以采用如下方式：

• 背景（S） = 正如您所知，最近的一项评估结果表明，5～10.5 马力发动机在低温下采油的效率最高。基于此，我们的最大客户决定放弃使用我们的 10 马力发动机，转而采用其他公司生产的 7.75 马力发动机。

• 冲突（C） = 对此，我们可以考虑以下三种可能的应对措施：

  • 将 10 马力发动机的价格降至 7.5 马力发动机的价格，以提升市场竞争力。

  • 改进 7.5 马力发动机，使其达到 7.75 马力发动机的性能，从而匹配客户需求。

  • 专门设计一款 5～10.5 马力发动机，优化产品线以满足不同市场需求。

• 疑问（Q） = 在这三种方案中，哪一种最合理？

一旦你确定了首选方案，通常有两种方法来组织文章的关键句要点，以回答“为什么这个方案优于其他方案？”这一疑问。具体采用哪种方法，取决于你的分析结论。

最理想、也是最简单的方法，是基于「评估标准」来组织文章结构（具体示意可参考“图 4-9”）。这样可以确保你的论述有理有据，同时便于读者理解和比较不同方案的优劣。

graph TD;
    A[选择方案C] --> B[方案C比方案A或方案B实施更快];
    A --> C[方案C比方案A或方案B成本更低];
    A --> D[方案C更容易实施];

（图4-9　围绕评估的标准写关键句要点）

然而，问题在于，方案 C 并不一定在所有 3 个评估标准上都优于方案 A 或方案 B。在这种情况下，你无法单纯地依靠单一标准来支持某个方案，而必须通过全面分析所有可能的方案来论证你的观点（具体示意可参考“图 4-10”）。

graph TD;
    A[选择方案C] --> B[方案C在各方面都很合理，除了……];
    A --> C[方案A不合理，因为……];
    A --> D[方案B不合理，因为……];

（图4-10　通过说明所有可能的方案提出观点）

换句话说，你需要明确阐述选择方案 C 的主要原因，同时说明放弃方案 A 和方案 B 的核心理由。

如果所有方案都无法完全达到目标，或者在事前并没有明确的可选方案，导致你无法提出一个能满足所有目标的最佳建议，那么此时的核心“疑问”可能会变成：

• “哪一个方案更优？”

• “我们应该如何行动？”

对此，文章的回答应当围绕这些疑问展开（具体示意可参考“图 4-11”）。

graph TD;
    A[选择哪种方案，取决于你希望达到的目标] --> B[如果你希望取得稳定的销售额，就应该选择方案A];
    A --> C[如果你希望快速获得利润，就应该选择方案B];
    A --> D[如果你希望员工安心工作，就应该选择方案C];

（图4-11　对“疑问”的回答）

需要注意的是，即使在这种情况下，你的文章重点仍然不是围绕解决问题的“替代方案”展开，而是围绕“替代目标”进行写作。这两者之间存在本质区别，不可混淆。

序言的常见模式——以咨询为例

「咨询性质的文章」与一般的「商务公文」有所不同。咨询类文章通常篇幅较长，其主要写作目的是推动读者采取某种措施。因此，无论是「备忘录」、「报告」、「PPT 演示文稿」，还是「项目建议书」，其作者（即咨询顾问）通常只回答“表 4-1”中列出的四类问题的前三类。

本书「第 8 章」和「第 9 章」将详细介绍如何构思「咨询性质的文章」。在此，我们仅对两种最常见的咨询类文章作简要说明：

• 项目建议书

• 项目进度小结

表4-1　多数文章回答以下4种疑问之一：

项目建议书

「项目建议书」是咨询公司的生命线，因此，多年来，各大咨询公司都投入了大量精力来打磨这一类文章。

大多数咨询公司在撰写「项目建议书」时，通常遵循以下结构：

• 背景（S） = 你遇到了一个问题（用 1-2 句话简要描述该问题）。

• 冲突（C） = 你已决定寻求第三方的帮助来解决该问题。

• 疑问（Q） = 我们是否是最合适的第三方，能够帮助你解决这个问题？

当然，针对括号中隐含的读者“疑问”，答案永远都是肯定的。因此，在「项目建议书」中，接下来的关键句结构通常由以下四个部分组成：

1. 我们深刻理解该问题。

2. 我们有一套合理且有效的解决方案。

3. 我们在应用该方案方面拥有丰富的实践经验。

4. 我们的项目安排严谨且切实可行。

在实际撰写「序言」时，你可能会倾向于不直接表达“冲突”和“疑问”，使得文章的开头更加自然、流畅。

例如，序言可能会呈现如下形式：

我们很高兴能与您会面，并共同探讨了贵公司在汽车后续市场领域所面临的挑战，尤其是在内部存在不同意见的情况下，如何确定最优的处理方案。

基于此次讨论，我们在本文中提出了针对性的建议，希望能帮助贵公司从多个可选方案中筛选出最合适的方案，并制定一套能够在短期内提升市场份额的战略规划。

这种「项目建议书」结构通常适用于新客户，因为咨询顾问希望将主要精力放在分析问题上，以凸显自己在该领域的专业能力，让客户清晰理解其优势。

如果客户是知名企业，或者该建议书仅是走形式，则可以直接在序言部分描述问题，这样有助于提升文章结构的清晰度。「第 8 章」将对此进行更详细的探讨。

一般而言，「项目建议书」的核心结构如下：

• 背景（S） = 你遇到了一个问题（用 3-4 段文字进行详细说明）。

• 冲突（C） = 你希望通过咨询服务来解决这一问题。

• 疑问（Q） = 你将如何帮助我们解决这个问题？

• 方法论 = 介绍咨询公司将如何分析、拆解、解决问题。

• 执行计划 = 具体实施步骤、时间表、里程碑、资源分配。

• 预期成果 = 方案实施后的预期收益，可能的财务影响，风险评估等。

示例：

• 背景：近年来，贵公司在汽车售后市场的业务增长放缓，市场竞争加剧，现有管理策略未能有效适应市场变化。

• 冲突：贵公司高层管理人员已意识到该问题，并希望通过外部咨询公司的协助，重新制定市场扩展战略，以提高市场份额和盈利能力。

• 疑问：咨询公司能如何帮助贵公司完成这一目标？

• 方法论：使用市场细分分析 + 竞争力评估 + 供应链优化模型，提供一套系统性解决方案。

• 执行计划：第一阶段（市场调研）、第二阶段（战略制定）、第三阶段（试点实施）、第四阶段（全面推广）。

• 预期成果：预计一年内市场份额提升 15%，盈利增长 10%。

在本例中，文章的其余部分都将围绕咨询顾问如何解决该问题的方法展开，其核心逻辑是：客户可能会因该方法的合理性而决定聘请该顾问。（尽管在实际情况下，这并不总是决定性因素。）

这种文章结构促使作者将自身的经验案例，与具体方法的实施方式及其背后的理由相结合，以增强方案的可信度和说服力。此外，咨询顾问的项目安排通常会在附信中详细说明。

项目进度小结

「项目进度小结」通常是顾问在项目各个阶段结束时，向客户或上级提交的正式文件，并可在此基础上进一步完善为最终报告。除了第一份项目进度小结外，其后的所有小结通常采用相同的结构。

第一份「项目进度小结」可能具有以下结构：

• 背景（S） = 我们一直在处理 X 问题。

• 冲突（C） = 我们曾向您说明，分析的第一步是确定 Y 是否成立。目前，我们已完成这一步。

• 疑问（Q） = 你们的发现是什么？

背景（S）：我们一直在协助贵公司优化供应链，以提高交付效率和降低成本。
冲突（C）：我们在初期报告中指出，贵公司在采购流程中存在不必要的延迟，并建议首先分析供应商的响应速度。目前，我们已完成这项分析。
疑问（Q）：你们的发现是什么？

逻辑分析

• 通过简要描述项目目标，让客户回忆之前的讨论内容（背景）。

• 强调当前阶段的目标已经完成，确保客户明白进展情况（冲突）。

• 引导客户进入核心问题，让他们期待咨询顾问的发现（疑问）。

在提交「项目进度小结」后，读者通常会产生某种反馈。例如，他可能会要求你进一步调查项目进展中发现的异常现象，或者对你的工作表示认可，并指示你继续推进第二步。

如果项目进入下一个阶段，则第二份项目进度小结通常采用以下结构：

1. 背景（S） = 在上一份项目进度小结中，我们已向您报告过 X。

2. 冲突（C） = 您要求我们调查 Y，目前我们已完成调查。

3. 疑问（Q） = 你们的发现是什么？

4. 回答（A） = 我们的调查结果表明（结论）。

如果用更简洁的方式表示，则结构如下：

• 背景（S） = 我们曾向您报告 X。

• 冲突（C） = 您要求我们调查 Y，目前我们已完成调查。

• 疑问（Q） = 你们的发现是什么？

（在本书「附录 2」中，您可以找到一些实际的「咨询类文章」序言示例。）

背景（S）：在上一份进度小结中，我们报告了贵公司生产能力存在问题。
冲突（C）：您当时认为这不会是一个长期问题，因为预计市场竞争将在短期内结束。您要求我们调查这一判断是否属实。现在，我们已完成相关调查。
疑问（Q）：你们的发现是什么？
回答（A）：我们的调查结果表明，贵公司仍然存在生产能力问题，且情况较之前更加严重。

逻辑分析

• 先回顾上一阶段的发现，使客户能快速进入当前讨论（背景）。

• 说明客户的反馈，强调此阶段的工作是基于客户的需求展开的（冲突）。

• 再次引导客户关注核心问题（疑问）。

• 最后直接给出调查结果，让客户了解当前的现实情况（回答）。

序言的总结

我希望通过对「文章序言」的探讨，能够让你充分认识到序言部分的重要性，并意识到需要投入大量精力来思考和打磨，才能确保写出一个完美的序言。正如你从上述示例中所看到的，优秀的序言不仅仅是吸引并保持读者的注意力，它还能直接影响读者对文章整体内容的理解。

在「序言」中讲述一个故事，不仅能让读者对作者所阐述的“背景”产生真实感，同时，它本质上也是对相关事实进行有倾向性的选择。然而，这种真实感会限定读者对“背景”的解读范围，类似于律师在法庭上的开场陈述，试图将陪审团的思维引导到特定的框架内，从而让他们在这个框架中评估接下来的证据。

此外，讲故事还能让读者更容易接受作者的逻辑推演，使文章的结论显得更具必然性，减少读者对文章核心思路的质疑。与此同时，故事化的叙述方式还能传达出作者对读者的关注——不仅希望读者能够准确理解“背景”，还希望通过叙述性的故事，让读者更直观地感受到背后的事实逻辑。

「序言」应当包含以下四个核心要素：

1. 介绍背景（S，Situation） —— 交代文章的背景信息，使读者了解问题的基本情况。

2. 指出冲突（C，Complication） —— 阐述当前所面临的挑战或复杂性，以引发读者的关注。

3. 引发疑问（Q，Question） —— 提出核心问题，激发读者的兴趣，引导文章的思考方向。

4. 给出答案（A，Answer） —— 回答所提出的问题，并为文章的核心论点奠定基础。

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或称「标杆对比」（benchmarking），指的是以某一目标、行业领先者或竞争对手为参照，通过比较和学习，以实现超越。——译者注