第4篇 演示的逻辑
一旦确定了「金字塔结构」中清晰的逻辑关系，并打算将其呈现给他人时，无论你采用的是书面报告，还是屏幕上的幻灯片演示，你都需要精心组织自己的思想，以确保受众能够快速、一目了然地把握「金字塔结构」各个层次之间的逻辑关联。
过去，商业文件通常都是以书面的“备忘录”或“报告”形式提交。然而，随着印刷技术和图表制作手段的进步，“视觉化演示”已日益普及。如今，利用电脑制作PPT演示文稿，通过投影仪展示动态、真彩的视觉图像，已成为主流的信息沟通方式之一。
具体选择何种展示形式，通常取决于信息的长短和目标受众的人数：
如果信息篇幅较短，且目标对象仅限于一个人或少数几个人，你通常可以选择书面“备忘录”或“报告”的形式，直接发送给对方自行阅读。
如果信息篇幅较短，但目标受众人数较多，则可以考虑采用更简洁的“要点备忘录”或“视觉资料文件”，以便大家能够坐在一起共同讨论。
如果信息篇幅较长，并且面对较多受众，最适合的方法通常是通过幻灯片形式，使用投影仪或电脑进行实时演示。
不论你在纸质材料还是屏幕上呈现自己的思想，你都需要特别注意视觉设计，以强化构成「金字塔结构」的各个思想之间的逻辑性及其内在关系。因为读者或观众只有首先清晰地看到了逻辑关系的存在，才能够进一步理解你的思想。因此，你必须借助受众视觉上的感受，来强化他们思想层面的接纳与理解。
让逻辑关系“一目了然”的具体技巧会因场景而异，取决于受众是单纯从书面材料上阅读，还是在观看屏幕上的幻灯片时同时倾听你的口头讲解。但无论是哪一种情况，视觉化设计的技巧运用都需要遵循一定的通用规则。本篇内容将详细介绍这些通用的视觉设计规则，以确保你的思想无论在书面材料中，还是在现场演示时，都能轻松易懂，迅速被受众掌握。文章末尾还会提供一些实用的提示，帮助你进一步提高书面语和口头表达的清晰度，确保你的信息能够以最准确的方式传达给目标受众。
第10章 在书面上呈现金字塔
在实际写作过程中，文章通常以书面形式呈现给读者。无论文章篇幅的长短，都应力求让读者迅速、直观地从文字表面理解并吸收其中所表达的主要思想（例如观点、论点或建议等）。理想状态下，一篇文章应使读者在30秒内便能清晰地掌握作者的整体思维框架，包括序言、中心思想及关键要点。此外，读者也应能快速识别各组思想或观点之间的内在逻辑关系。
在撰写长篇文章时，想要清晰地在页面上呈现出文章的金字塔结构，有许多可用的方法，其中最常见的包括：
多级标题法
下划线法
数字编号法
行首缩进法
项目符号法
在前三种方法中，究竟哪种才是最理想的格式，目前尚无定论。我个人更倾向于使用“多级标题法”，因此后续的讨论将主要集中于此方法。同时，我也会兼顾其他几种方法的优势，帮助读者根据具体情况做出更适合的选择。
无论你最终选择采用哪一种格式，其根本目的都应是帮助读者轻松理解文章的主要观点以及各个支持性观点——尤其在文章篇幅较长的情况下更为关键。
此外，文章采用的格式必须与你的论述层次相匹配，如图10-1所示，当从一组观点转向另一组观点时，一定要添加恰当的过渡语句，以确保文章流畅自然，避免读者感到突兀。
（图10-1 标题应呈现金字塔中思想的分组）
突出显示文章的框架结构
当文章篇幅较短时，比如用来支撑每个关键句的段落数量不超过两个，读者通常能轻松理解文章中的核心要点及其相互关联。这时，如果你在关键句下方加上适当的下划线，就可以有效地引导读者关注这些重点内容，如表10-1所示。
【表10-1 突出显示“要点”，吸引眼球】
而当文章篇幅较长，尤其是支撑每个关键句的段落数量超过两个时，则需要采用更加清晰的结构方式。你可以通过使用“标题”的方式，明确地介绍并逐层展开各个论点，如表10-2所示。这种做法有助于读者更轻松地掌握文章的逻辑层次，进而更全面地理解你的论述。
【表10-2 系统排列关键句要点】
多级标题法
使用多级标题的基本原则是：将不同层次的思想（如观点、论点、论据、建议）用不同的标记区分开来，思想的层次越低，标题的位置就越靠近页面的右侧；同一层次的思想应采用统一的表现形式，例如表10-3所示。
【表10-3 标题应对应思想的层次】
一般情况下，主要思想可使用章或节标题的形式，靠左端顶格对齐；次要思想则可用小节标题形式；次次要思想可使用编号段落或项目符号段落形式，以此类推。当然，标题的具体表现形式并非绝对固定，但无论采用哪种形式，一个标题应代表一个明确的思想层次。
使用标题时，应注意以下几个重要原则：
1. 每个层级的标题不能只有一个
标题体现了金字塔结构中不同层级的思想，而每一个层级都不可能只有一项内容。因此，一篇文章中不应该只出现单一的章标题、节标题、小节标题、编号段落或项目符号段落。换句话说，避免像报刊杂志那样，仅仅为了让版面看起来美观，而用一个标题割裂上下文。标题的目的是吸引读者关注，每个标题都应代表一组思想中的一项，而这组思想共同支持或解释一个更高层次的整体思想。
2. 同类思想应使用一致的句型结构
每一组思想都是同一类型的思想，为了突出这种内在一致性，同一组标题应采用统一的句子结构形式，以形成对仗。例如，如果某一组中第一个标题的第一个词是动词，那么该组中所有其他标题的第一个词也应是动词；如果第一个标题以名词开头，则该组中所有其他标题也应以名词开头。
具体示例如下：
任命一位全职的总经理
－协调各项活动；
－实施各项改革。
建立明确的职权范围
－根据支持的需要将饭店重新分组；
－安排专人负责海外业务；
－从指挥链中撤销所有委员会。
注意，上述示例中第一组标题使用动词开头，并不意味着第二组标题也必须如此。因为不同组之间存在一堵无形的墙，重要的是强调同一组内部各标题之间的一致性，而非组与组之间的对应。
3. 标题用词要提炼思想的精髓
标题的作用在于提示思想，而非全面概括或统领下文。因此，应尽量简洁、精准。例如，上述示例中，如果标题写成“任命一位全职的总经理，实行明晰的中央集权”，就过于冗长，偏离了标题的提示作用。
4. 标题与正文应分别考虑
标题的主要作用在于吸引眼球，而非直接为头脑提供具体信息。读者通常不会仔细阅读标题，因而不应把标题作为正文信息传递的一部分。
例如，不要采用以下方式：
任命一位全职的总经理
这一行动将进一步明确日常的职责……
相反，紧随标题的第一句话，应直接明确地表明你正转向一个新的话题。整篇文章应当做到即便去除标题，正文也依旧流畅自然。不过，这条原则并不适用于编号段落，因为编号段落本身即为正文的一部分。
5. 每组标题应提前集中介绍
在正式列出一系列标题之前，应有一段简要的集中介绍，以说明这些标题将要解释或讨论的主要论点和观点。若省略这段前置说明，读者可能会感到困惑，直到读完整个章节才明白你究竟想表达什么，而此时读者可能已无法回忆起开头的内容。因此，应避免在文章标题下直接列出各章标题，也避免在章标题下直接列出各节标题。每个大标题下应设置一段概述，简明扼要地说明后续标题所涵盖的核心内容。
6. 不要滥用标题
这是所有规则中最重要的一条。只有当标题确实有助于表达你的信息，有助于读者理解你所传达思想的细节时，才应使用标题。通常而言，没有必要在每一个标题下设置额外的分支标题。
如果标题提炼得足够精准，便可直接作为报告的目录或摘要，使其成为与读者高效沟通的有效工具。如上文注意事项2所列举的例子，可以清楚地展示标题在沟通方面的价值。当然，这种方法的有效性依赖于将真实思想准确放入金字塔的框架之中。如果目录标题出现如图10-2中的情况，便失去了其沟通的价值。
（图10-2 失去价值的目录）
通常情况下，尤其要避免在报告中使用诸如“序言”和“背景”之类的标题。因为在这些标题下的内容往往相互重叠，且大多为介绍性信息，没有独立的思想价值。在图10-2的例子中，“思想”真正的层次划分，应从关键句“发现”开始，而非更早的介绍性信息。
下划线法
另一种常见的思想层次表示方法，是使用「下划线」来标注关键句下方的所有支持性论点，如表10-4所示。更低一层次的支持性论点也会使用「下划线」标注，但在字体和行首缩进方面会有所区分1。
【表10-4 行首缩进和下划线也可以表现层次】
然而，这种排版格式的视觉效果通常并不美观。如今，更受欢迎的方法是将主要思想以“粗体字”突出显示，而低层次的支持性思想则采用「下划线」加以标记。这样做至少能让页面的整体呈现更加吸引人：
1. 紧靠页面左侧边缘进行支持性论点的编号；使用大写字母；添加下划线。
（1）下一层次的论点应向右缩进；编号用括号表示，大小写混用，并添加下划线。如果文章篇幅很长，则可去掉编号括号，仅以缩进表示层次，依然添加下划线并大小写混用。
无论选择哪种格式，「下划线法」的目的都是为了增强阅读的便捷性、提升读者的阅读速度。读者只需浏览文章中的中心思想以及带有下划线的句子，就能迅速理解全文的核心内容。不过，对于作者来说，要做到这一点却有一定难度，因为必须严格遵守以下几个重要的原则：
1. 严格采用“疑问/回答”结构
下一层次的每个论点必须且仅需直接回答上一层次论点所提出的问题。这种格式强调逻辑的清晰与精确，不能使用过于华丽的词藻或冗长的描述，否则会干扰逻辑的清晰呈现。如确需提供背景信息，应在每个段落的引言或结尾处补充说明。
2. 论点措辞需精简扼要，信息量越少越好
如果读者必须费力阅读30个单词才能理解一个论点的含义，那么他就很难把握文章的逻辑关系。因此，当你发现自己的论点超过12个单词，或者包含一个以上的主语或谓语时，就应考虑简化措辞，使论点更明确、更简洁。
3. 论点必须严格限制在「演绎推理」和「归纳推理」框架内
很多人经常忽视这一点，只是简单罗列观点，而未关注推理过程中的演绎或归纳逻辑细节。在「演绎推理」链条中，每个层次的论点一般不会超过4个；在「归纳推理」链条中，每个层次的论点一般不会超过5个。如果你发现论点超过上述数量，很可能是未对论点进行有效的分类和组合。此时，你应当重新评估并适当进行归类或分组。
数字编号法
许多企业以及大多数政府机构，习惯于使用数字而非标题来强调文章的细分部分，有些甚至会给每一个段落单独编号。这种「数字编号法」的优点在于，每个话题或建议都能被迅速、准确地定位与查找。
然而，过度频繁地使用索引编号，容易导致读者的注意力被具体的段落数字分散，影响他们对文章整体或某个完整部分的理解。另外，数字编号还有一个明显的实际缺陷：当文章需要进行修改时，一旦删除或增加一个段落，就必须对所有后续段落进行重新编号。这种重复而琐碎的文字处理工作相当麻烦。
虽然「数字编号法」在信息查找上具备优势，但将其与「多级标题法」相结合才是更好的选择。「多级标题法」的优点在于，它可以帮助读者快速把握每个部分思想的要点。如果读者在数天之后需要重新阅读文章，这种方法还能迅速帮助他们恢复对内容的记忆。
此外，使用标题进行检索时，“第4章第1节有关生产利润……”这样的表述，比简单地说“第4章第1节……”要更加清晰。前一种方式能让读者在查找具体章节之前，就对即将阅读的内容有大致的了解；而后一种方式则需要读者先找到相应的章节，再重新回忆或思考其内容。
表10-5 中引用的文字，摘自安东尼·杰伊（Antony Jay）所著的《有效的演示》第5章的开头部分，用于说明使用「标题/编号法」后文章呈现的最终版面效果。
【表10-5 编号应配合思想的层次】
究竟应当选择哪种编号体系呢？
以下展示了两种常见的方法：
方法一：
没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命
1.1 其他动物在危险来临时会跑开
1.1.1 狗会留下来
1.1.1.1 即使留下来意味着死亡
方法二（更简洁）：
I. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命
其他动物在危险来临时会跑开
a. 狗会留下来
i. 即使留下来意味着死亡
不论采用哪种编号体系，其原则都应该清晰地反映文章思想的实际层次。此外，文章中的序言、总结性概括、连接性评论或次要论点的引言部分，则无需编号，以保持结构的简洁与条理性。
行首缩进法
有时你的文章篇幅较短，不适合通过标题或编号来清晰呈现思想的层次。然而，即便如此，你可能仍需要处理不同类别的观点，并希望以某种方式突出它们，让读者更容易吸收和理解。
支持或解释中心思想的各个论点，如果能够被清晰地归类、分组，将更易于读者理解和掌握。请看以下两种版本的备忘录：
版本一：未使用分组或列表方式
我已经把和弗兰克·格里菲思及其他工程师的“创造性思维”会议安排在9月份的第二周，把和艾尔·比姆及其人员的会议安排在9月份的第三周。
我认为，需要用一些幻灯片作为对序言的补充，附录中有供参考的概念。我们还需要有关“积极强化用语实例”的幻灯片，作为演示结束时的总结。这些用语应该打印出来作为资料散发。
演示我们已有的改革成果的幻灯片，例如你所做的关于乐器的幻灯片，对9月份第二周与弗兰克的会议非常重要，对第三周与艾尔·比姆的会议则是必不可少的。
我们购买了影片《人类为什么要创造》，作为该计划的一部分。“改革环境特点汇总表”一节也需要幻灯片。
版本二：使用行首缩进法分组
我已经把和弗兰克·格里菲思及其他工程师的“创造性思维”会议安排在9月份的第二周，把和艾尔·比姆及其人员的会议安排在9月份的第三周。为了这两次会议，我需要准备以下内容的幻灯片：
序言中提出的主要论点，附录中提供了供参考的概念。
积极强化用语实例。这些幻灯片将作为演示结束时的总结。用语也应打印出来作为资料散发。
我们已有的改革成果，例如你之前制作的关于乐器的幻灯片。这些幻灯片对弗兰克的会议非常重要，而对艾尔·比姆的会议则必不可少。
创造改革环境需要采取的措施。
对比这两种方法可以明显看到，虽然第一个版本的信息本身并无问题，但第二个版本通过行首缩进法（使用编号分组）更加清晰地突出每一组观点，显著提升了读者的理解与阅读体验。
然而，在使用这种方法时，必须谨记一条重要规则：用相同的句型结构表达同一组别的所有观点。
统一的句型不仅能够精简语言，使内容更易于理解，也便于检查你是否真正清楚地表达了所有意图。比如在上述版本二的第四点中，就存在表达不够具体的问题——作者并未明确交代具体需要什么样的幻灯片或内容。
因此，不论备忘录长短，通过适当的格式来区分不同组别的观点与思想，有助于读者迅速理解和消化这些信息。但需注意的是，与使用多级标题类似，在英文写作中，每篇备忘录中最好只出现一组观点使用行首缩进法；若出现多组，视觉效果会受到影响，反而造成阅读困难。
项目符号法
「项目符号法」是「行首缩进法」的一种变型，经常被咨询公司用于编写“项目进度小结”。这种小结的主要读者对象通常是咨询公司客户的高级主管，他们往往会几个人围坐在桌旁，一页一页地认真审阅文件内容。
在使用「项目符号法」时，思想观点的层级关系以缩进距离表示——层次越低的观点，与页面左侧的距离就越远，如表10-6所示：
【表10-6 项目符号法下的层次】
所有上述方法的共同目标，都是在视觉上帮助读者明确自己正在思考的逻辑结构，从而加速对信息的理解。诚然，每一种方法单独节省的时间也许并不多，但对于那些每天需要处理大量文档的读者来说，长此以往，这些方法所带来的累积效益是非常可观的。
上下文之间要有过渡
序言完成后，文章便进入正文部分。这时，作者应以简短清晰的语言概括每个关键句的核心要点。在一些较长篇幅的文章中，还应在每组主要思想观点的起始或结尾处适当设置铺垫，让读者明确已论述的内容，以及接下来将要展开的讨论。同时，这种铺垫也能确保各个论点之间的过渡流畅自然，而不会显得僵硬机械。
例如，不应这样写：
“本章探讨了优先考虑某些事项的必要性，下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。”
这种表达的不足之处在于，只是机械地说明了两个章节各自的功能，而未真正传达章节的主要思想。更有效的连接方法应着眼于两章讨论的实际内容和核心观点，仿佛同时向两个方向望去——回顾前面已讲述的内容，同时展望即将阐述的内容。
具体而言，在每一章或节的开头，可通过讲述故事或设置恰当的过渡，达到承上启下的目的。此外，当章节内容篇幅较长时，也可在末尾处适当地对前文进行总结，再继续向下展开新的讨论。
讲故事
一种把读者带入关键句要点的好方法是向他讲述背景—冲突—疑问三部曲，自然而然地引出关键句要点作为故事的答案。这是我们在第4章已经探讨过的方法，如图10-3所示。
（图10-3 用关键句要点作为故事的答案）
以下是演讲者在引导听众进入每个新论点时可能采用的标题和介绍性故事示例：
首先我们来讨论「标杆比对」。假设你是一家银行，通过推行全面质量管理，你将贷款申请的审批时间从2天缩短到了2小时。乍看之下，这种大幅的效率提升似乎足以让你在市场上脱颖而出。但遗憾的是，如果不进行行业内的横向比较，你实际上无法确定自身的竞争优势是否真的如预期般明显。这便是正式实施「标杆比对」不可或缺的原因。
很好，你现在已经通过正式的「标杆比对」得出结论：你的业务表现确实处于行业领先地位，甚至其他企业都将你作为追赶的对象。此刻你当然有理由为公司感到自豪。但别忘了，一个关键问题仍待解决：你所提供的产品或服务，其产生的实际收入能否充分弥补真实成本？要确定哪些业务不仅擅长而且值得继续投入，唯一的方法便是根据具体“行动”来分析成本，而非根据整体的“职能作用”。这正是「行为管理」要发挥效用的地方。
那么，现在你完成了「标杆比对」，也运用了「行为管理」，甚至可能已经取得了明显的竞争优势。这时，你终于可以放松下来了吗？你对公司当前的运营模式足够自信吗？如果你仍然在沿用一开始提到的那种陈旧的全面质量管理流程，那么答案很可能是“不”。因为现在的问题是：这种优势能否长期保持？如果你的「全面质量管理」没有根据现状及时调整，竞争优势迟早会消失。因此，你必须问自己：接下来应该实施哪些必要的改革？
无论是上述哪一种情况，我们都遵循了文章序言中所强调的「背景—冲突—疑问」模式，只不过在运用时，我们适当地缩小了叙述范围，充分考虑到每个新故事开始时读者的认知位置。无论介绍性故事出现在文章中的哪个部分，它都应当仅包含读者已经知晓或与你共同认可为真实的信息。
承上启下
实现段落之间清晰、自然的承上启下非常简单：你只需要从金字塔结构的前一部分中挑选一个关键词、一句关键短语，或者总结其核心思想，将其应用到下一部分的开头句即可。这种过渡技巧想必你不会感到陌生。
举个例子：
前一段内容为：“没有一位主管专职负责指挥集团事务。对高级业务和职能主管缺乏必要的领导和协调，导致……”（随后列出一系列问题）。
紧接着下一段的起始句就可以写成：“这些由于缺乏专职领导而产生的问题，与交叉重叠的职责分工混合在一起……”
当你开始新的一节、一小节或一组支持论点时，同样可以采取上述方法。比如，你刚刚完成了一节的内容，阐述的是里兹-赖恩饭店连锁集团未能充分利用其对宾馆、饭店和餐饮业务的共同所有权。现在，你准备撰写下一节，概述集团在组织结构方面的不足如何妨碍了其应有的行动。此时，你构建的金字塔结构可以参照图10-4所示。
以下是几种不同层次的段落衔接示例：
1. 在两“节”之间的过渡
“现有的最高主管和委员会机构存在两个严重问题，严重限制了里兹-赖恩饭店利用其联合资源。”
2. 在两“小节”之间的过渡
“除任命一位董事总经理外，里兹-赖恩饭店还应该大力改革主管机构，以建立明确的职权范围。”
3. 在两组“支持论点”之间的过渡
“正如只有设置一个专职的总经理职位，才能有效协调各业务和职能，只有专职的总经理，才能坚定地施加强大无情的压力，从而带来整个组织的改进。”
（图10-4 节与节之间应该用词句承上启下）
相信你现在已清楚掌握了这一方法的核心要点。关键之处在于巧妙地从上一节中抽取关键词或核心短语，并将其自然地融入下一节的起始句。这样一来，前后段落的过渡既清晰又自然，同时紧密结合下一节的主要论点。由于在上一节的引言或“解释”部分已经简要介绍了下一节的主要观点，读者已具备理解该观点所需的足够信息，因此没有必要再像一开始那样，用讲故事或背景铺垫的方式来引出下一节的主要论点。但在每一节内部，如何对不同思想或观点进行逻辑分组，以及这些观点为何能支撑主要论点，这些说明仍然是必要的。
总结各部分内容
有时候，在写作过程中，你会遇到特别长或复杂的章节。这种情况下，最好停下来，先对已完成的内容作一个完整的总结，再继续往下写。第4章第1节的结尾就属于这种情况，它对如何撰写“序言”进行了全面的总结。
以下是我们刚才讨论的“里兹-赖恩饭店”这一章结尾处的总结示例：
总之，本章建议建立的最高管理机构包括里兹-赖恩饭店的董事会及其主席、一名集团董事总经理，以及直接向总经理汇报的3位关键高管。这3位高管各自负责集团旗下的一项主要业务。这种岗位设置与汇报关系共同构成了一套强有力的领导和管控框架，确保了集团业务的长期稳定发展。唯有通过机构重组来强化控制力度，明确职责分工，集团才能有效落实本报告其他部分所提出的各项改进措施。
事实上，撰写这类总结并不困难，只需牢记：总结的根本目的是以最精炼的方式重申前文的关键论点与整体基调。这些内容早已包含在你的「金字塔结构」中，你所需要做的，仅仅是从读者的角度出发，进行提炼与整合。
得出完整结论
理论上讲，如果你在撰写文章时，严格遵循了「金字塔原理」的思维逻辑，无论是序言还是正文，都已经非常明确地阐述了读者所关心的问题，并且通过严密、清晰的逻辑结构给出了充分的回答。那么，在文章的末尾再额外添加一段结论性的文字，似乎是多余的。
然而在实际写作中，你可能会感受到一种心理上的需要——一种希望文章优雅收尾，而非突然中止的需求。这就像许多人习惯在商务备忘录的最后补充一句：“如有任何问题，请随时来电”，表达的就是这种心理上的微妙需求。
一种常见且醒目（甚至可能过于醒目）的做法是在正文的末尾单独另起一行，使用一排星号（
但需要注意的是，这个结尾不应仅仅简单地重复前文已经清晰表达过的内容，例如下面这句话就是不够理想的：
“这份报告提出了有关公司重组的建议，并阐明了每个部门应采取的具体措施。”
一个更有效、更具说服力的结论，不仅要对文章内容进行凝练的总结，而且还要激发读者“恰到好处”的情感或行动意愿。这也呼应了亚里士多德对结论段落的建议——文章的结尾不仅仅是逻辑的收束，更是激发读者思考和行动的契机。
当然，在商务文书中，读者是否一定需要体验到某种“恰到好处的情感”，仍有商榷的空间。但至少作者应当在结尾处激发读者产生“采取行动”的需求或愿望。因此，你可以提示读者，在获取了新的知识或信息之后，他们下一步应该思考什么，或者能够采取怎样的行动。
这种提示可以体现为哲学式的观点总结，也可以直接表达为可立即付诸行动的建议。
例如，亚伯拉罕·林肯在他的第二次总统就职演说中就巧妙地结合了上述两种方法：
“对任何事不怀恶意，对所有人心存宽厚，对正义坚信不疑，因为上帝使我们看到了正义。让我们继续努力完成正在从事的事业，包扎好国家的创伤，关心那些肩负战争重任的人，照顾好他们的遗孀孤儿，去做能在我们自己中间，以及与所有国家之间缔造并保持公正持久和平的一切事情。”
此外，你还可以根据文章主题和读者的敏感程度，灵活选择结尾的表达方式。
例如，一篇措辞激烈、强烈敦促采纳新计划系统的陈述报告，很可能会触怒一家航空公司的总裁；但如果改用一个更贴合他个人利益的话题，如航空业重新管制的问题，他或许反而更乐意接受一个强有力的结尾呼吁。
总之，如果你坚持在文章的结尾加入结论性段落，这个结尾一定要清晰而深刻地表达文章所传递信息的重要性，并促使读者产生后续思考或行动的意愿。
以下就是一篇关于建立“全欧洲快速技术文献计算机查询系统”报告的结尾示例：
“如果该系统能够成功推出，将不仅帮助工商界、专业人士和学术界更高效地获取科技资讯，还能创建一个开放共享的信息市场，使所有用户——而非仅限于国家收藏机构——都能享受到完整的资讯资源。这不仅能推动技术信息标准化和一体化的发展，更可能催生出全新的行业标准。我们深信，这是一项激动人心、意义非凡的前景，并诚挚地希望能够与您携手，共同启动试验计划。”
说明下一步行动
你可能已经从我的语气中察觉到，我通常并不鼓励大家撰写结论性段落。原因很简单：大多数情况下，写好结论性段落并不容易。一个实用且有效的原则是：如果不能确保写好，那还不如完全省略它。然而，有一种特殊情况例外，那就是当你希望读者在近期内采取某些具体行动时，这时结论性的章节就显得尤为重要。
比如，当你的文章目的是建议读者采取一系列具体的行动——这些行动既符合读者利益，又是读者极有可能采纳的，尤其当文章篇幅较长的时候——你就需要单独撰写一节来明确地列出接下来的行动步骤。毕竟，如果读者决定采取你的建议，那么有些事情甚至可能需要在第二天晚上就启动。为此，你需要单独列出一个章节，标题可明确为“下一步措施”。
在撰写“下一步措施”这一章节时，有一个简单而重要的原则：所列出的每个行动必须在逻辑上“理所当然”，即读者看到后不会提出任何质疑。
举例来说，假设你撰写了一篇长达30页的精彩分析报告，建议客户收购一家公司，你详细论证了为什么收购该公司是个明智的决定，并且你相信客户一定会认同你的观点。在这种情况下，你会设置一个名为“下一步措施”的章节，并给出类似如下的具体步骤：
如果你认为收购该公司是个好主意，你应该：
打电话给该公司老板，邀请他共进午餐；
打电话给银行，确认当你因收购需要资金时，能随时获得支持；
再次召集收购委员会，落实管理上的具体细节。
显而易见，你的读者不会追问“为什么要请他吃午餐而不是晚餐？”之类的问题，因为这些行动的合理性显而易见，读者会毫不迟疑地接受。然而，如果读者对你列出的行动产生了质疑，这通常意味着这些行动步骤尚未达到“不言而喻”的程度。此时，更好的选择是将这些步骤放回文章正文中，通过横向和纵向的逻辑验证，确保它们与其他论述相吻合。
之所以强调以上方法，目的在于更好地帮助读者进行思考。事实上，你的读者中很少有人接受过系统的分析与思考训练，他们对主题的理解甚至未必能达到你的深度，即使这个主题恰恰就是他们自己所在的公司。换句话说，在诠释对主题的理解方面，你与读者并非站在同一条起跑线上。
因此，当你写完一组较长的论点，准备过渡到下一组内容时，你不能理所当然地假设读者对每个观点的理解都如你般透彻。恰恰相反，你必须使用不同的过渡技巧，有意识地将读者的思绪拉回到你希望他们关注的地方，帮助他们准确理解你真正想要传达的信息。从这个意义上说，撰写过渡性的文字是一种重要的礼仪练习，必要时应以优雅的方式进行。