第11章　在PPT演示文稿中呈现金字塔

如果可以自由选择，大多数人都会倾向于用口头而非书面形式来表达以“金字塔结构”组织的思想与观点。他们习惯性地将视觉演示简单理解为制作一套PPT演示文稿，进而将构建金字塔结构的过程视作一种文字幻灯片¹的拼凑工作——无非就是把结构化的思想转换成几页幻灯片，再适当地加上一些图表，最后站到台前做一番补充解释而已。

¹文字幻灯片：即只有文字无图表的PPT。——译者注

如果事情真像人们想象得那么简单就好了。现实中，视觉演示始终是面向现场观众的活动。你所面对的环境往往远不舒适，有时甚至糟糕到令你巴不得立刻换个地方；观众的反应通常难以预测，注意力也经常不集中。因此，你在准备演示时，大部分精力必须花在预判观众的反应上，并不断努力将他们的注意力重新拉回到你所呈现的内容上来，更重要的是，激发他们愿意主动接受你传递的信息。换句话说，你要成为一名“讨观众喜欢的人”。商业演示本质上和任何娱乐形式一样，都需要一定的艺术性。

你必须懂得如何“作秀”。所谓的“作秀”，需要拥有一个令人关注的“主角”，精心编排的“剧本”和扣人心弦的“故事情节”，以及在视觉效果上引人入胜的技术元素。此外，你还得掌握一些无形的技巧，比如把握演示的时机、控制节奏、制造悬念等等。这整套复杂的技能，绝不仅仅是“把报告内容简单转化为几张幻灯片”那么简单。

如图11-1所示，是一个典型的商业演示幻灯片：

（图11-1　商业演示幻灯片）

显而易见，这种幻灯片只不过是简单地罗列了一些项目清单，而非将一系列相互关联的思想观点进行了深入而有逻辑的概括和呈现。像这样列出7条原则已经不算少了，但如果演示者手里拿着50或60张类似的幻灯片，并逐字逐句念给观众听，听众很快就会觉得枯燥乏味。更糟糕的是，演示者在口头讲述时使用的表达与屏幕上的文字经常不一致，这会让听众陷入困惑和无所适从。

幻灯片制作大师基恩·泽拉兹尼将这种演示方式称为“视觉朗诵”（visual recitation），而不是有效的视觉演示。尽管如此，一些演示者仍为这种做法辩解说，“这样做可以确保信息完整、不遗漏任何内容”，或者“我们在演示结束后会给大家发放详细的讲义”。

要真正掌握取悦听众的演示技巧，不仅需要投入大量的精力和练习，更需要接受正规且系统的公开演讲和听众互动技巧训练。这也是许多咨询公司为员工提供此类课程的原因。

为了有效吸引听众的注意力，设计PPT演示文稿的人至少要了解和掌握以下几个最基本的原则：

• 文字幻灯片应仅包含经过精心筛选、适当分组和总结后的最关键的思想（观点、论据、建议等），语言尽可能简洁明了。

• 演示文稿应图文并茂，通过图表（如图、表或示意图）与文字形成有效配合。

• 演示文稿的设计应基于经过深思熟虑、层层递进的故事梗概或剧本。

一份出色的演示文稿通常包括两类幻灯片——文字类和图表类（包括图、表或示意图），二者理想的比例是图表占90%，文字仅占10%。它们各自发挥的作用分别是：

1. 文字幻灯片：

   • 明确展示演示文稿的整体框架结构；

   • 突出强调重要的思想、观点、结论、论据、建议或行动措施。

2. 图表幻灯片：

   • 清晰地展示用纯文字难以表达的数据、内在逻辑或各个要素之间的关系。

本章并不会过多地涉及如何具体制作幻灯片或如何进行现场演示的技巧细节，而是会着重介绍一些文字和图表幻灯片制作的关键原则，以及说明如何将「金字塔结构」成功地转换为适合视觉演示的故事梗概或讲稿（剧本）。

设计文字PPT幻灯片

在为现场演示制作文字幻灯片时，务必要明确一点：真正的主角是你——作为演讲者，你才是全场瞩目的明星。房间里的听众真正感兴趣的从来不是屏幕上的幻灯片，而是你本人。幻灯片仅仅是演示时视觉上的辅助工具，作用在于增强演示的生动性与感染力。因此，你口头所讲述的内容应与屏幕上呈现的文字形成明显的差异和补充，彼此呼应，而非简单重复。

清楚你要说的内容

下面通过实例（如图11-2所示）说明实际讲稿（讲义）和文字幻灯片之间的区别。

实际讲稿：

现状：

杰克逊食品公司的未交订货量长期居高不下。在PMG业务领域内，无法按订单及时供货，将不可避免地造成市场份额的流失。

造成该问题的主要原因包括：

• 生产环节存在突出问题。

• 供应链流程缺乏连贯性且管理混乱，进一步加剧了生产问题。

• 供应链和生产流程之间缺乏有效协调，导致未交订货问题长期得不到解决，也无法优先保障重点客户与关键产品。

文字幻灯片：

（图11-2　文字幻灯片）

高质量的幻灯片应该直接而简洁地呈现核心信息，不应将宝贵的文字空间浪费在那些可以用口头表达的介绍性或过渡性语言上。这就意味着，如果某些人未参加会议，只看幻灯片，可能无法像阅读完整讲稿一样清晰全面地理解内容。为解决这一问题，有的人会将幻灯片和讲稿合二为一，这不失为一种一举两得的好方法。不过，在这种情况下，讲稿应尽可能采用大纲的形式，省略掉多数过渡语句。

另外，文字幻灯片最适合用于强调「金字塔结构」中的核心论点，如图11-3所示。

清楚你要演示的内容

在确定一张幻灯片的内容时，应牢记以下原则，以确保信息清晰准确，并增强受众的理解与兴趣：

1. 每张幻灯片只表达一个论点

除非你想先列出多个论点的摘要或清单，随后在接下来的幻灯片中逐一展开。一般情况下，每张幻灯片应清晰地表达一个完整的观点。

（图11-3　用幻灯片呈现金字塔中的主要思想（论点））

2. 使用完整的陈述句，而非标题式语言

论点最好以明确、完整的陈述句呈现，而不是模糊的标题式表达。

例如：

• 销售前景 vs. 销售前景看好

显然，“销售前景看好”这种表达更具体明确，也更容易被听众准确理解你的真实意图。

3. 文字应尽量简短精炼

每张幻灯片最好控制在不超过6行、约30个单词内。如果你发现一张幻灯片难以表达清楚某个思想观点，可以考虑将内容拆分到多张幻灯片中逐步呈现。

4. 使用简单易懂的词汇和数字

避免使用过长的句子、复杂的术语或专业化的词组，它们往往会分散受众注意力。数字同样如此，越简单越容易记忆。

例如，使用“490万美元”会比使用“4,876,987美元”更清晰、易懂、易于记忆。

5. 字号必须足够大，确保所有人看得清楚

在确定字号时，有个实用的参考标准：数字“32”。具体来说：

• 将距离屏幕最远观众的位置（以英尺计算）除以32，即可得到屏幕上文字的最小字号（英寸）。

  例如，若最远的观众与屏幕的距离是16英尺²，屏幕上的最小字号应是1/2英寸（即16÷32=0.5）。

• 相反，若已知屏幕上文字的字号（以英寸计算），则将该字号乘以32，即可计算出观众可以清楚辨认的最远距离。

  例如，字号为3/4英寸的文字，可以从24英尺外清晰辨认（0.75×32=24）。

²1英尺=30.48厘米；1英寸=2.54厘米。——编者注

需要注意的是，唯一一种允许观众看不清楚幻灯片内容的情况，是演示者刻意用以强调某种复杂性或不确定性，并明确告知听众这是故意为之。

对此，基恩先生持不同意见。他指出：

我不愿意承认自己故意让幻灯片上的文字难以辨认。我认为这种做法是在逃避责任。如果有必要展示的内容，就必须确保观众能够清楚看到。将复杂性与难以辨认的文字混为一谈，并不是高明的说明方式。事实上，如果幻灯片文字清晰可见，演示成功的可能性将高达98%。剩下的2%情况，则说明你根本不应该使用视觉演示。

6. 注重幻灯片设计的趣味性

幻灯片的趣味性和吸引力很大程度上取决于整体布局、字号的选择以及颜色的巧妙搭配。基恩先生提出了一种颇具创意的技巧：“让幻灯片动起来”。

幻灯片如果都只是相似的文字堆叠，观众很快会感到乏味。如果将文字幻灯片视作思想观点之间关系的动态展示，而非仅仅是静态的数据或图表，就能创造出美观且吸引人的视觉效果，更能调动观众的注意力。例如，图11-4展示了基恩先生这种设计方法。

7. 使用逐级展开呈现，进一步提高趣味性和清晰度

另一种提高幻灯片趣味性并降低复杂感的方法，就是使用逐级展开的方式呈现幻灯片的各个部分。这种逐步展示的方式，可以配合你的讲解，有效避免信息堆叠导致的主次不分，让受众逐步跟随你的思路。例如，图11-4也适合这种逐级展开的呈现方式：你可以先展示最左侧的圆圈，然后再依次展示中间的三个圆圈，最后展示最右侧的方框。

（图11-4　制作吸引人的幻灯片）

设计图表PPT幻灯片

文字幻灯片依靠的是人们熟悉的交流工具——文字；而图表幻灯片（如简图、曲线图、表格和示意图）则采用了截然不同的交流手段——「视觉关系」，能够直观地向观众展示大量的数据，以及文字本身难以清晰表达的复杂关系。

在使用图表幻灯片时，必须确保信息表达清晰且易于理解，因为观众在演讲过程中并没有时间仔细研究每个细节，去逐一揣测图表各个部分的含义。如果图表设计得过于复杂、过于详细，或者信息过于分散，演讲者就不得不花费大量宝贵的演讲时间进行解释，而无法有效地展开深入的讨论。当然，在某些情况下，一些较为复杂的图表可能随着演讲者逐步阐述观点而变得易懂，但理想状态下，一份演示文稿最好不要包含超过一到两个这样复杂的图表。

图表幻灯片通常使用饼图、条形图、柱状图、曲线图或散点图，以清晰呈现某种结构、流程的组成部分，或形象地展现数据。

一般而言，图表能回答的问题大致可以分为以下5类（如图11-5至图11-9所示）：

• 有哪些组成部分？

• 有何变化或如何变化？

• 数量如何比较？

  • 各部分与总数的比较；

  • 各部分之间相互的比较；

  • 随时间变化的比较。

• 各项如何分布？

• 各项之间的相关性？

制作高效图表幻灯片的关键在于：首先明确你希望通过图表回答的问题，然后将问题的答案转化为图表的标题，最后再选择最适合突出论点的图表类型。

一个优秀的图表标题，必须直接、清晰地传递信息，可以采用一个完整的句子或一个含有动词的短语，从而确保观众获得的视觉印象与你希望传达的信息完全一致。

（图11-5　有哪些组成部分）

（图11-6　数量之间如何比较）

（图11-7　有何变化/如何变化）

（图11-8　各项如何分布）

（图11-9　各项之间的相关性）

例如，标题“各地区利润份额”所传递的信息远不如“西部地区约占利润的一半”更为具体和有效。

通过清晰地表明图表的核心论点，标题还能最大限度地减少观众理解上的混淆。不同观众的观点、背景和兴趣各异，关注的角度也有所不同；一个精准的标题能迅速引导他们的注意力，聚焦于你所期望强调的数据之上。

故事梗概

在明确了文字和图表幻灯片的具体要求之后，就可以正式着手制作完整的演示文稿了。

从构建金字塔结构，到最终呈现出生动流畅的幻灯片，我通常建议采用以下步骤：

1. 精心撰写序言
   尽可能详细地撰写序言，把每个你想表达的关键词汇按照理想的顺序一一记录下来。这不仅能确保信息完整无遗漏，也方便你再次核实：自己所回答的问题，是否仍然契合听众真正关心的主题。

2. 以「故事梗概」形式组织幻灯片
   按照「讲故事」的逻辑，从上到下依次安排每张幻灯片的内容，包括序言的各个要素、关键句的核心观点，以及进一步阐释关键句的次级论点。

3. 初步确定演示方法
   在此阶段，即使你还未掌握准确的数据，也无需担忧。你只需明确所需的数据类型，以及你希望通过数据呈现出怎样的逻辑关系即可。

4. 为每张幻灯片撰写讲稿
   提前准备好详细的讲稿，以确保演示过程中语言表达流畅而生动，就像向听众娓娓道来一个精彩故事。

5. 完成幻灯片设计与绘制图表
   精心设计幻灯片的版式，并制作必要的图表，以便视觉呈现简洁、美观且富有吸引力。

6. 反复排练，精益求精
   不要忽略排练的价值，多次演练才能确保在正式演示时表达自然、节奏恰当，并自信满满地面对听众。

此外，你还可以使用一张空白的纸，绘制一份简洁的故事梗概。将纸面划分成若干个区域，每个区域代表一张幻灯片，并标明你打算阐述的核心要点。同时，标记出哪些区域适合用文字幻灯片呈现，哪些区域更适合用图表幻灯片进行展示。

具体的示例可参考图11-10，它展示了典型的金字塔结构；而图11-11则直观地演示了如何将这种金字塔结构转化为以故事梗概形式组织的演示幻灯片。在制作幻灯片时，务必记住：在每张幻灯片的顶部用一句话或一个短语，清晰地概括该幻灯片要表达的观点。这种做法能有效提示演讲者和听众，尤其是在幻灯片停留时间较短的情况下，更能增强信息的理解与记忆效果。

（图11-10　从金字塔入手）

（图11-11　用故事梗概的形式写序言、关键句要点和下一层次要点）

本章主要讨论了如何将金字塔结构中的思想，转化成清晰易懂的演示幻灯片，但尚未深入涉及如何进行细致的计划和分析，以更好地调动听众的兴趣，并取得理想的沟通效果。对此，我特别推荐安东尼·杰伊的经典之作《有效演示：借助语言和视觉辅助手段表达思想》（Effective Presentation: The Communication of Ideas by Words and Visual Aids）。此书最初由管理出版有限公司（Management Publications Ltd.）于1970年在伦敦出版，美国版本的书名则为《新演讲术》（New Presentation Techniques）。

该书详尽探讨了如何考虑听众需求、会场布置的细节、演示的技巧以及排练的方法，处处洋溢着作者深入浅出的智慧。我尤其欣赏书中的一句话：“演示，是参会者给予演讲者的一种恩惠。”这句话值得每位演讲者铭记于心。

设计高质量的PPT演示文稿，应遵循以下基本原则：

• 文字幻灯片只应呈现最核心的思想，例如经过精炼分组和高度概括后的观点、论据和建议，确保语言简洁且精准。

• 演示文稿应追求图文并茂，通过丰富的图表、图示和示意图来呈现内容，使信息更生动、更直观、更具视觉冲击力。

• 演示文稿应体现经过精心设计和深思熟虑的故事梗概与表达剧本。

在一份成功的演示文稿中，图表类幻灯片通常应占90%，文字类幻灯片则占10%：

• 文字幻灯片用于清晰地展示演示内容的框架结构。

• 文字幻灯片强调关键的思想、核心观点、主要结论以及重要的建议和论点。

• 图表幻灯片则用于直观呈现那些仅靠文字难以清晰表达的数据关系与逻辑联系。